大塚商会は9月5日、企業などにおける業務・報告などのメールを確実に文書管理システムに登録し、管理する内部統制対策ソリューション「SmartEntry for Visual Finder」の提供を9月18日から開始すると発表した。
SmartEntry for Visual Finderは、送信したメールを自動的に振り分け、文書管理システム「Visual Finder」へ登録するというもの。携帯メールの登録も可能なため、時間や場所にとらわれずメール本文と画像などの添付ファイルのリアルタイム登録が可能となっている。
登録先フォルダの設定を行うだけで、取引先などとのメールでのやりとりなどをVisual Finderに登録し、日常業務での記録や情報共有が行える。また、顧客別、用途別など登録先フォルダごとに設定されるメールアカウントで登録文書の自動振り分けが行えるため、必要な記録や報告が確実に行える。
さらに、新規登録されたことを知らせるメールが自動発信されるため、登録通知メールの受信者は、登録された文書の内容をリアルタイムで把握することができる。打ち合わせ内容を顧客別に時系列で履歴を残すことができるほか、担当者が不在の場合でも履歴から対応状況を確認することも可能だ。内部統制対策だけでなく、企業の生産性向上にも貢献するとしている。
登録された文書は、利用者ごとのアカウントとパスワードによるアクセス制限や閲覧制限などによりセキュリティを確保できる。大塚商会では今後、本製品を営業日報やメンテナンス報告書の管理、取引先との打ち合わせ履歴の管理など、さまざまな業務で手軽に利用できる内部統制対策ソリューションとして、年間100システムの販売を目指すとしている。
