バンダイナムコホールディングスは、内部統制に係る業務を支援する文書管理システムを刷新、傘下のグループ会社で2013年8月より利用を開始している。製品を提供したドリーム・アーツが12月24日、ユーザー事例として発表した。
バンダイナムコHDでは、海外展開する会社も含めたグループ各社の、内部統制監査に係る文書の収集、評価、承認などの業務をシステムで一元管理している。
これまで使われていたのは2009年に導入した内部統制専用システムで、登録された過去年度のデータを探しにくかった上、システムの構造上ユーザーIDを二重で管理しなくてはならず、利用の不便さと運用の煩雑さから刷新することにしたという。
新たなシステムの基盤として採用したのはドリーム・アーツの「ひびきSm@rtDB クラウド版」（スマートDB）。
簡易化された開発フレームワークにより、ユーザー企業が業務に適したシステムを作成できるのが特徴。バンダイナムコHDでは、目的の情報に行き着くのが容易な点、制度変更に対しても自社でフォームを変更できる柔軟性、きめ細やかなアクセスコントロールなど文書管理に必要なセキュリティ面を、高く評価したという。
導入に際しては、内部監査部門が文書登録フォームを作成し、ユーザーの声を反映させながら構築を進めることで、非常に満足度の高いシステムが実現できたとのこと。また、利用開始後の細かい変更に自社内で対応できるため、追加開発を必要とせずコストも大幅に軽減された。
バンダイナムコHD 業務監査室長の古川研吾氏は、以下のようにコメントしている。
「従来利用していた内部統制専門のシステムは、型通りの業務遂行には有効ですが、逆にそれが業務をシステムに合わせる結果となり、ユーザーの不便さを増幅させていたと感じています。われわれのグループは会社ごとに事業内容が異なるため、内部統制業務を画一的に進めることは難しく、むしろ会社やユーザーの状況を考慮して業務しやすいようにシステムを改修できるフレキシビリティが求められていました。スマートDBは内部統制にとどまらず、業務の仕組みそのものを強化する要素が詰まっていると実感しています」
