プロジェクトの成功を脅かす要因は数多く考えられるが、その中でもいくつかは特に重大な悪影響を与える可能性がある。この記事では、プロジェクトのリスクを避けるための7つの備えを紹介する。
1．プロジェクト間で戦略的な整合性を取る
世界中の企業が、プロジェクトの間の不整合によって生じるサンクコスト（埋没費用）や、時間、資源、機会の喪失について真剣に検討している中、戦略的な整合性はますます重視されるようになってきている。PMIは「The High Cost of Low Performance」と題したレポートで、「戦略的な取り組みが、当初の目標とビジネス上の意図を達成できた例は56％にすぎない」と推計している。さらに、「企業戦略に対するプロジェクト間の整合性の欠如は、戦略的な取り組みの半分近く（44％）が不成功だったという驚くべき結果の原因になっている可能性が高い」という。
現在でも、極めて多くのプロジェクトが、そもそもプロジェクトを開始すべき理由を協力して検討するという努力も十分にされないまま進められている。さらに、一度プロジェクトが開始されてしまえば、基本的な条件が変化していないかを確認する検討も滅多にされない。これらの手順を省くと、失敗の可能性は大きく上昇する。
マネージャーは常に、「このプロジェクトはなぜ必要なのか」、「このプロジェクトは、会社全体の事業目標を、戦術的な観点からどのように支えているのか」を考えるべきだ。これらの質問に対する答えは、会社の目標と明確に結びついていなくてはならない。基本的な条件が変化した場合、将来の方向性に合致しないプロジェクトの取り組みは、適切な形で修正されるか、完全に終了すべきだ。
2．経営幹部からの理解と支援を得る
企業がプロジェクトに肯定的な文化を育て、エンタープライズ・プロジェクト・マネジメント・オフィス（EPMO）を創設する必要性を理解していれば、成功の可能性は高くなる。EPMOは、すべてのプロジェクトが全体の事業目標と連携できていることを保証するための組織だ。企業オーナーや経営幹部は、承認されたすべての戦略的プロジェクトを理解し、支援することで、会社を成功に導くことができる。EPMOは、各プロジェクトがあらゆる側面で最大のパフォーマンスを発揮できるようにあらゆる取り組みを進めるため、各プロジェクトの予算、資源、時間不足は減少する可能性が高い。
3．ビジネス要件の洗い出し
多くの失敗したプロジェクトでは、ビジネス要件の洗い出しが不正確または不十分であることが失敗の原因の1つとなっている。80：20の法則で言えば、そのようなプロジェクトマネージャーやチームは、重要ではない80％の成果物や目標は達成したが、重要な20％のプロジェクト目標の達成に失敗したという風に考えてもいいかもしれない。
この段階で、戦略目標を明確に把握することに加えて、プロジェクトの目的、スコープ、期待を明確化し、設定し、文書化することが極めて重要だ。この段階では、経営幹部、プロジェクトマネージャ、および関係する利害関係者が継続的に透明性の高いコミュニケーションを取ることが必要不可欠となる。この重要なタイミングに十分な時間を投じて、プロジェクトが不正確で不完全な情報に基づいて進められてしまう可能性を減らすよう努力すべきだろう。
4．成功指向のチームを集める
戦略を重視する企業は、効果を最大化し、プロジェクトの取り組みから最善の結果を得るためには、各部門の代表者を集める従来のやり方ではなく、スキルに基づいてチームを構成する必要があることを理解している。これは、組織内の効率と生産性を改善しつつ、 高レベルな従業員のスキルセットを生かすことを目的とした、人材の最適化メカニズムだと言える。
組織の最大の資産は人材であり、価値の高い人材やプロジェクトチームのスキル開発に投資することで、従業員と会社の両方にメリットのある関係ができる。また、成功指向のチームメンバーは組織的に常にビジネスプロセスの改善を模索し、企業のメリットになるチャンスを探そうとする傾向がある。
