自分の席から会議に参加できるネットミーティングがGood!

前川賢治(Kenji Maekawa) 2008-09-11 17:59:15

 僕らの会社は東京、広島、中国の大連に拠点があって、開発やテストの工程を各拠点で連携しながら行っているので、各拠点にいるスタッフ同士で日々コミュニケーションをとって仕事を進める必要がある。

 これまでは、各拠点の会議室に必要なメンバーが集まり、それぞれの会議室に設置されている電話会議システムやテレビ会議システムを使用して毎週ミーティングを行っていた。各拠点の連携を高めるためにコミュニケーション頻度はもっと増やしたいのだが、時間を調整してメンバーを招集しミーティングを開催するのは結構面倒なことである。

 そこで、社員のアイディアにより参加メンバーがわざわざ会議室に集まらなくてもミーティングができるように、自分の席でパソコンにヘッドセットを付けて、Skypeのネットミーティングを使うようにしてみた。

 これが結構悪くないのだ。第一に従来の電話会議で話すより耳元でみんなの声が良く聞こえて会話にストレスがない。また、事前に資料を配布しておかなくても、必要なときに自分のパソコンの画面をメンバー全員で共有しながら会議を行うことができる。このため、パソコンの画面操作に関する説明を行いたい場合などには、これまでのように画面キャプチャと矢印を駆使したような資料を事前に作成する必要がない。(パソコン画面の共有にはWebEXを使用)

 最も良いのはミーティングのために自分の席から移動しなくても良い点だ。ミーティングのために場所を移動する必要があると、一応事前にスケジュール登録した上で参加しようとするため、前後の予定や他のタスクとの重複を避けようとして、余裕を持った時間設定でミーティングを入れようとする意識が働いてしまう。また、メンバーが全員揃うのを待つ時間などは最も無駄な時間である。

 これが、自分の席に座ったまま両手が使える状態でミーティングができるとなると、ちょっとした割り込み作業をやりながらでも参加できるので、ミーティングに対する億劫さはかなり軽減されるのである。

 実際に業務で使用してみた感想として、参加メンバーが10人以下のミーティングでは、従来の電話会議システムやテレビ会議システムよりも会話が快適で目的の議論を行いやすいという印象である。

netmeeting.jpg

 これは東京オフィスの自分の席で、中国の大連にいるメンバーと会話しながら作業を進めているスタッフの写真です。周囲から見るとずっと一人でしゃべっていて、たまに突然笑い出したりするので相当怪しい人に見えてしまうのだ。

 既に導入している企業も多いと思うが、多拠点で仕事を進める必要がある方は、一度試してみてはいかがでしょうか?

 

 

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前川@ドリーム・アーツ

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