【第1回】ナレッジ・ワークフローを可能にする
情報活用の“切り札”、エンタープライズ・サーチ

分散管理された情報をいかに一元的に検索するか

　すでに述べたように、エンタープライズ・サーチは単に社内に蓄積されている膨大なデータの中から、必要なものを検索することだけを目的にしたものではない。最終的な目標は、言うまでもなく情報活用を通じた競争力強化にある。とはいえ、その実現にあたっては、まず、社員が必要とする情報を容易に入手できるかどうかがポイントとなるのは言うまでもない。その実現に向けて注目されるアプローチの1つが、業務や組織ごとに個別に構築されたシステム内の情報を統合するためのインデックスを作成し、一度の検索作業で必要な情報をすべて把握しようというものだ。

　従来、企業内に蓄積されていた情報すべてを対象に情報を検索するためには、個々のシステムを対象にそれぞれ検索作業を行わなければならなかった。各種ミドルウェアを用いてシステムを統合している場合でも、基本的にデータベースは個々に存在していたため、この状況に変わりはなかった。しかし、そのような手法で情報を検索した場合には、システム間でのデータの関連性を完全に把握することは極めて困難だ。その結果、重要な情報に気づかない可能性も少なくない。

　これに対して、データベース構造を踏まえて、各データベース内から共有すべき情報が格納されたカラムを抜き出すなどの手法でインデックスを作成すれば、例えば顧客名を基に顧客の取引履歴や本社所在地、営業先など、各システム内で個別に管理されていた情報を一度に検索できるようになる。また、ロット番号や製造番号など各システムで共通して使われているデータ項目を活用すれば、分散管理された情報の関連性も一元的に把握することも可能だ。さらに、データベースがリプレースされた際にも、変更後の情報に対しインデックスを作成することで、リプレース前と同様の環境を維持することができる。

　その一方で、一般的に事業活動を通じて社内に蓄積される情報は、年率200％の伸びを見せているとされている。ただし、それらの中で本当に必要とされる情報は、一部に限られているというのが実情だ。そこでエンタープライズ・サーチには、重複したり古いバージョンだったりといった不要な情報を除外した上でインデックスを作成できる機能も求められている。

　この実現を図るうえで、不要な情報を排除するためのロジックを容易に設計できるかどうかが極めて重要だ。エンタープライズ・サーチ製品の中には、そのためのロジックがブラックボックス化されているために、企業のニーズに沿うようロジックに手を加えられないケースも少なくないからだ。

エンタープライズサーチ(ESP)の企業システム内でのPositionとナレッジワークフロー

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