【第1回】ナレッジ・ワークフローを可能にする
情報活用の“切り札”、エンタープライズ・サーチ

EIPや文書管理システムの弱点を補完する

　必要とされる情報を取捨選択したうえで情報を統合し、それらを対象に検索を実施する――。エンタープライズ・サーチにはこれらに加え、検索プロセスやタグ（分類／属性情報）の共有、さらに収集された情報に付加価値を付け、社員に対して配信するための仕組みが不可欠だ。そのような一連の取り組があってこそ、社員全員による“集合知”を効率的に形成してそれらを社員に発信でき、ひいては社内に蓄積された情報の価値を極大化できるわけだ。

　この、いわゆる「ナレッジ・ワークフロー」の確立に向け、エンタープライズ・サーチ製品に対する各種の機能や仕組みの実装が進みつつある。その１つが、検索スキルが低い社員でも必要な情報に容易にたどり着けるよう、検索エンジンを高度に使いこなして情報を入手した際の“検索プロセス”を共有するための機能だ。これにより、全社員の情報収集能力の底上げを図ろうというわけだ。

　また、社員に対して欲しい情報の種類や内容を事前に登録させておくことで、該当する情報が新規に作成されたり更新されたりといった際には、RSS（Rich Site Summary）などを活用することで、そのことを社員に通知するといった取り組みも行われている。さらに、ブログといった新たなコミュニケーション・ツールを情報発信手段としてイントラ内に取り込む動きが着実に盛り上がっているのだ。

　今まで、企業内の情報を活用する手段として、EIPや文書管理システムなどが一般的に用いられてきた。ただし、それらには、社員が情報を入手できるようになるまで、少なからず時間を必要とするという点で課題が残されていた。目まぐるしく変わる経営環境の中で、社員が各種の意思決定を行うためには、より短期間に社員が情報を入手できる仕組みが求められているわけだ。これに対し、エンタープライズ・サーチは、“検索”という仕組みの特性から、それらのシステムに対して情報を入手できるまでの時間という面で大きな優位性を誇る。加えて、タグの設定を変えるだけで情報の分類方法を変更でき、業務ニーズに柔軟に対応できるというメリットもある。情報活用の重要性が声高に叫ばれるようになる中で、エンタープライズ・サーチは企業にとって欠かせない情報基盤になりつつあるのだ。

Knowledge WorkFlow

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