英語で議事録、どうすればいいの?--エリック松永の英語道場(13)

エリック松永 2008年11月25日 08時00分

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 What's up, man?

 めっきり寒くなってきました。どうもちょうどいい気温にはなかなかなってくれないようです。寒いときには、暖かい部屋の中でアメリカンコメディーでも観ながら英語の勉強などはいかがでしょうか? アメリカンコメディーは、スカっとしていて後味もいいので、ちょっと寂しい気分の時にも最高ですよ。

 さて、今回は外国人上司から突然「Minutes(議事録)を書いてくれないか」と言われてもあせらないよう、議事録の取り方について考えてみましょう。え? 外国人上司なんていないから心配ない? いやいや、最近の企業の状況では、いつ外資系企業に買収されても不思議ではないですからね。備えあれば憂いなしです。

何のために議事録をとるのか

 海外のビジネスの場では、Evidence(証拠)を残すのが当たり前です。日本では堅苦しいと思われがちですが、私は必ずEvidenceを作成し、キーパーソンに送るようにしています。ほかの人から本物のMinutesが送られてきた場合は、かなり真面目に内容をチェックします。この場合、私の作成したメモと正式なMinutesの2つが存在します。私の作成したメモには、ニュアンスや発言の向こうに見え隠れした表情などの情報も含まれているため、私にとっては正式なMinutesと同様非常に重要なのです。

ToやCcはメッセージそのもの

 Minutesはメールで送ることが多いと思いますが、皆さんはメールが来た時まず何をチェックしますか? 日本ではやたらCcを入れることが多いのですが、海外の場合、無駄な人にはあまりCcを入れません。ToとCcは、送信者の意図や人脈が見え隠れするので要チェックです。Ccに入っている人は、いい意味では情報共有という場合もありますが、逆に意識的に会議に出ていない人に送りつけてプレッシャーをかけることや、Ccに入れないことで派閥意識を高めることもあるのです。

無反応は合意とみなされる

 冒頭に書いたとおり、MinutesはEvidenceです。ToやCcに入れられた人は、承認することによって内容に合意したことになります。ちなみに何も返信しないと合意とみなされますのでご注意ください。例えば、細かいことでも気になれば以下のように修正を依頼していいのです。

I think the part "*****" has some difference in the nuance from my actual remarks. Could you change that phrase to "+++++"?
「*****」の部分は私の発言と若干ニュアンスが違うようなのですが。「+++++」に修正してもらえますか?

 このように、何か気になることがあれば必ずメールで意見しましょう。そうしないと後でひどい目に遭うことになりますよ。

Evidenceとして絶対に残すべき6つの項目とは?

 Minutesにはさまざまなフォーマットが存在しますが、今回は私がよく使う項目をお教えしましょう。私の場合、日本でプロジェクトをやるときにも同様の項目でメモを作成しますので、誰にでもすぐに使えるノウハウだと思います。

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