「社内のIT責任者は自分ひとり」。そんな中小企業のIT担当の社員は多い。PCの配備から携帯端末の管理、メールやグループウェアの保守や導入。社内の「ITなんでも屋」の多くは、日々、業務に追われて本来取り組むべき、「IT活用による業務改革」や「社内の生産性向上」まで手が回らない。特にセキュリティは企業の信用に直結することから、手が抜けず、負担は大きい。そうした課題に応えるのが、グーグルが提供する企業向けサービス「Google Apps」だ。
セキュリティ管理や保守運用の重圧から
IT責任者を解放する「Google Apps」
スパムメールやフィッシング対策、メール保管やデータ保護、不正アクセス防止のための退職者アカウントの削除や整理、モバイル端末の管理、営業現場からの突き上げられる業務改革への要求、コンプライアンス対応のための上からの指示、コスト削減、災害対策……。IT管理の課題は業務効率からセキュリティ、基幹システムや情報システムの開発・管理・運用まで、こうして列挙するだけでも幅広い。
中小企業の『IT責任者』が抱える悩みはおおむね共通している。それは「大企業並みとまではいかないまでも、当社にもきちんと組織化された情報システム部署や知識・経験豊富な担当者がいればいいのに。全部の仕事を自分ひとりで抱えるには無理がある」といったものだ。「努力してスパムメールを削除しても誰も評価してくれない」「スマートフォンを業務でも使わせろと言われるが、既存システムでは対応できない」など、IT責任者の苦労のため息が聞こえてくる。
「IT部門の多くは10年前に作られたセキュリティポリシーをかたくなに守っている。そのポリシーは現状に合わず、IT担当者の葛藤の原因になっているのです」とIT責任者の現場に日々接しているグーグル株式会社エンタープライズ プロダクトマーケティング マネージャ 藤井彰人氏は話す。
IT責任者が「自社ですべてを管理する。自分ひとりですべてを担当する」ことは現代のビジネスにおいて、もはや不可能に等しい。メールやグループウェアなどを、バラバラに導入することは、かえってシステムの複雑化の原因となり、情報漏えいのリスクを高め、業務生産性の低下を招く。では、IT責任者はどうすればよいのか？ その答えとして提案したいのが「Google Apps」である。
「Google Appsは不安？」
検討前のユーザーが抱く３つの「“なんとなく”の不安」
「Google Appsって、例えばGmailのことですよね？」などと言われることもあるが、それは「NO」だ。Gmailはあくまで個人向けのサービス。もし社員が業務でGmailを使っていて、しかもその社員が退職した場合、その社員が自主的に業務データを会社に渡さない限り、会社はそのデータを回収できない。しかし法人用のサービスである「Google Apps」ならば、アカウントをはじめ、メールやデータを社内で一元的に管理できる。
「Google Appsはクラウドのサービスです。そのため、IT責任者の方々は『なんとなく不安』と思っていらっしゃることが多い。その『不安』の正体を突き詰めたところ、『データの所在』『稼働率』『セキュリティ強度』であることがわかりました」（藤井氏）
