止められない受発注業務システム FAXもクラウド化でBCP/DR対策も万全に
[PR]基幹システムや業務システムのクラウド化が進む中、受発注業務に欠かせないFAXのシステムをクラウドへ移行する企業が増えてきている。
もはや選択肢から外せない状況に
基幹システムや業務システムのクラウド化が進む中、受発注業務に欠かせないFAXのシステムをクラウドへ移行する企業が増えてきている。FAXによる受発注業務は取引先の業務環境に対応する上でいまだ欠かせないツールとして活用されており、現在はFAXをクラウドサービスへ移行する企業が年々増えている。総務省が発行した「平成25年通信利用動向調査」において最も割合が高かったのが「資産、保守体制を社内に持つ必要がないから」だ。そして「初期導入コストが安価だったから」があとに続く。FAXサーバーの運用からクラウド型のサービスへ意向が進むのもこの理由が多いが、お客様の導入理由としてさらに重要なことがBCP/DR対策である。
FAXシステムをクラウドへ移行する理由として多いのが、BCP/DR（事業継続/災害）対策だ。特に重要な受発注業務において、いざという時のためにどのような対策を打っておくべきか。今や想定外という言葉は言い訳にならない情報システムの構築が進む中、FAXを利用した業務においてもBCPやDR対策、そして個人情報をはじめとした業務の機密情報に対するFAXのセキュリティ対策が必要不可欠となっている。しかしながら、このようなBCP/DR対策や最新のセキュリティ環境を自社で構築運用するには、情報システム部門の負担も増え、人的コストやサーバー/機器類のランニングコストはいつまでたっても減らないどころか負担が増えてしまうのは想像に難しくない。また、ユーザーの業務効率も改善されないまま、クラウド環境では不必要な追加人員によるコスト増など経営の改善もおざなりになったままとなる。そのような状況を回避し、コストの改善と業務効率の向上するために、今やFAXのクラウド化は避けて通れない選択肢の１つだ。
「クラウドtoクラウド」 「システム連携」も容易に
クラウドサービスの利点は、導入が比較的容易な上、他クラウドサービスや社内システムとの連携の良さだ。エクスパダイトが提供しているOpenText Cloudを基盤としたFAXサービスは、WEBサービスAPIを公開しているため、システム連携が短期間で開発可能である。このOpenText CloudのFAXサービスは、年間20億枚ものFAXを処理しており、クラウド型のFAXサービスではシェアNo.１の実績を誇っている。
ある企業は、コールセンターから全国300社の取引先へ重要な情報を月間5000枚のFAXで送信している。従来は基幹システムからFAX原稿をPDFで出力し、FAX機を利用して送信ミスを防ぐため2名体制での送信確認を行い送信していたが、送信ピーク時にはFAX機の前にオペレーターが列を作ってしまう状況だった。従来の業務プロセスに限界を感じた責任者は、顧客管理システムをSalesforceへ切替たのをきかっけに、APIでFAXサービスと連携させることでオペレーターの管理画面からセキュアな環境でFAX送信できるように改善し、業務効率を向上させ、本来のオペレーター業務へより注力して取り組むことができるようになった。
大手家電メーカーが採用した
また、FAXのクラウドサービスを採用した、大手家電メーカーA社の修理受付業務では、全国の量販店や電気店から日々送付される修理依頼や問合せに対し迅速かつ確実に対応するべくFAX環境をクラウドへ移行した。
このA社が抱えていた課題とは？ 解決した内容は・・・
