オフィスライフをゴチャゴチャからスッキリへ--年末年始に始める10の新しい習慣

　新年がすぐそこまで来ているこの時期は、職場の片付けに最適であるだけではなく、スッキリしたオフィスライフを送れるように（そしてそのスッキリを保てるように）するための新たな習慣を育てるうえでも最適である。

　あなたは1日中、仕事に忙殺されていないだろうか？締め切りを守ることができない？特定のファイルを求めてPC内を探し回るような仕事は、トレジャーハンターに任せておくのが一番のように思える？こういった問いに対する答えがイエスなのであれば、仕事を手際良くこなせるようにするために、腰を据えて整理整頓に取り組む必要がある。そうは言っても、そんなことは不可能だと思う方もいるかもしれない。だが、これは決して不可能な話ではない。少しばかりの時間を割き、ちょっとした努力をするだけで、整理整頓を行うことができる。もちろん、仕事を手際良くこなすには、整理整頓を心がけるだけでは十分とは言えない。日々のニーズやスケジュールをしっかり管理するための作業も必要である。本記事では、こういった一見不可能に思えることを達成するためのさまざまな方法を紹介する。

＃1：机

　すべてはここから始まる。また、皆が失敗するのもここである。ほとんどの人は、机の上がゴチャゴチャした状態になることを防げないようだ。筆者は自らの机を、自分が使用するコンピュータ画面の延長として捉えているため、十分なスペースがなければ落ち着いて仕事を行うことができない。このため、机の上には不要なものを一切置かず、十分なスペースを確保している。作業スペースを確保するために机の上のものを動かしていては、貴重な時間を無駄にすることになってしまう。筆者は手帳やメモ用紙、カレンダーなど、机の上がゴチャゴチャする原因となるものは一切置かないようにしている。ミニマリズムこそ、机の上をスッキリさせておく鍵である。机の上のスペースを空け、本来の目的に使えるようにしておくことで、仕事がより簡単かつ迅速に行えるようになるはずだ。

＃2：各種の書類

　机の上からすべてのものを取り除くとなると、書類や情報を保管する場所が別途必要となる。この事実を見過ごし、悪夢のような状況になったことが何度もあった。ほとんどの人にとって、オフィスがファイルキャビネットだらけになるという事態は避けたいはずである。そのための解決策はある。スキャナを手に入れ、保管する必要のあるすべての書類をスキャンすることだ。紙の書類を保管する必要があるという場合は仕方ないとしても、書類を電子化することでオフィススペースを節約できるだけではなく、ファイルの保管場所を探す時間を短縮することもできる。また、書類をすべて電子化しておくことで、他の人に書類を提出する際の効率も向上するというわけだ。

＃3：PC

　ここで、机の上に置かれている最も重要なツール、すなわちPCに目を向けてみることにしよう。PCの整理ができていない場合、1日の多くの時間を無駄にすることになる。その場しのぎでファイルの整理を行うのではなく、ほとんどのOSに用意されているデータ用のフォルダを活用するようにしよう。あなたのホームディレクトリには、作成したドキュメントを保存するためのフォルダが用意されているはずである。このフォルダを使用すればよい。ただし、それを漫然と使用すればよいというわけではない。そうではなく、ファイルの整理を行えるようなサブディレクトリを作成するのだ。月次で行う作業があるのであれば、ドキュメントフォルダ内に月ごとのサブディレクトリを作成しておくわけである（例えばDocuments/2009-09、Documents/2009-10、Documents/2009-11など）。また、他部門とのやり取りがあるのであれば、ドキュメントディレクトリ内に部門ごとのサブディレクトリを作成しておけばよい。そして、こういったサブディレクトリを作成した後は、それらをちゃんと使うようにしよう！

＃4：時間

　この項目は、ほとんどの人が最も困難に感じるものだろう。たいていの仕事には、時間という制約がある。そして問題は、ほとんどの人がそういった時間を管理できていないというところにある。時間管理を行えるアプリケーションとして、KTimeTracker（KDE PIMの一部）やGTimeLog、TimePanicなどが存在している。こういったツールを使うことで、作業にかかった時間を管理することが可能になる。この手のツールをしばらく使い、実際に自らがどういったことに時間を費やしているのかを調査してみるべきだろう。ただその際には、自らが費やしている時間を丁寧に把握しなければならない。そのためには、仕事を行ううえで注意をそらされるような、さまざまな割り込み作業も把握する必要がある。こういったツールを1週間使ってみれば、自分がどのように時間を使っているかが掴めるはずだ。その上で、どの作業の効率化を図るかを検討したり、作業の追加あるいは削除を考えればよい。

＃5：休憩時間

　馬鹿げたことのように聞こえるかもしれないが、休憩時間を予定に組み入れておこう。休憩時間がきたらアラームが鳴るようにセットしておくのだ。そして、その通りに休憩を取るわけである。昼食休憩やストレッチ休憩、おやつ休憩、トイレ休憩--すべてである。そしてこういった休憩は規則正しく取るようにすべきである。これらの休憩を予定に組み込むことで、1日の時間配分を調整しやすくなる。最初の休憩時間までに2時間あると分かっていれば、それに従ってものごとの優先順位を決められるはずである。このちょっとした秘訣によって、時間を管理しやすくなるだけではなく、健全な精神を保ち続けることができるようになる。

＃6：締め切り

　締め切り間際になって慌てて何かをやろうとしたことはないだろうか？よくやってしまう？筆者は複数のアラームメッセージを設定しておくという手を好んで用いている。例えば、絶対に守らなければいけない重要な締め切りがある場合、その1週間前にアラームメッセージが通知されるように設定しておく。そしてその後は、締め切り2日前と締め切り前日にそれぞれアラームメッセージが通知されるようにしておく。日程に余裕がない場合には、メッセージの通知タイミングをそれなりに調整する必要があるだろう。とは言うものの、ここで重要なことは、頭で覚えておこうとしたり、メモに頼ろうとしないということである。来年に向けて、締め切り前にこういったアラームメッセージを通知させる習慣を今から付けておこう。

＃7：カレンダー

　カレンダーなしでどうやって仕事ができるというのだろうか？カレンダーは、仕事の段取りを付けるための究極のツールである。とは言うものの、カレンダーに記入する内容を会議や打ち合わせに留めておくべきではない。あなたのカレンダーが社内で公開されるのであれば、オフィスを離れている時間や休憩時間、昼食時間も記入しておくべきである。さもなければ、休憩時間に休憩できないことになるだろう。全社的なカレンダーがない、あるいは社外からカレンダーにアクセスできるようになっていないという場合、オフィスにいなくてもカレンダーの確認や内容の変更が行えるよう、Googleカレンダーのようなものを使用するとよいだろう。こういったカレンダーはどこからでも更新可能であるため、オフィスライフとパーソナルライフを調和させることができるのである。

＃8：オフィス

　大局に目を向けよう。オフィスを見渡してみて、整理整頓しやすい場所だと感じられるだろうか？それとも、ゴチャゴチャになりやすく、仕事の効率を低下させるような場所になっているだろうか？整理整頓が行き届き、スッキリしているオフィスは、そこで働く人のやる気を起こさせる。一方、書類が散らかっており、書籍が山積みになっている状態であれば、あなた自身も、そしてあなたの同僚も、あなたが仕事を効率的にこなしているとは思えないだろう。1日かけて（あるいは必要なだけの時間を費やして）オフィスを片付け、これ以上は無理というぐらいにまで整理整頓された状態にしよう。そして、その状態を保つことを目標にするわけである。整理整頓されたオフィスによって、仕事に対するモラルも高めることができるはずである。

＃9：書籍

　あなたは、購入した書籍を処分せずに置いておくタイプだろうか？書籍がフロアの上に積み上げられていたり、そこかしこに置かれたりしてはいないだろうか？もしそうなのであれば、そういった書籍の数を減らす時がきている。あるいはいっそのこと、仕事に必要な、あるいは読みたいと思うすべての書籍を電子フォーマットで入手するという目標を立てるのも良いだろう（関連英文記事）。（現時点で大量の書籍に占有されている）スペースすべてを取り戻し、シンプルなデバイス1つにすべてを詰め込むことを想像してほしい。新たなスペースが手が入るだけではなく、より整理され、持ち運び可能なライブラリも手に入るのである。

＃10：携帯情報端末

　多くの人がオフィス外で携帯情報端末を利用している。ここで言う携帯情報端末とは、ノートPCのことではなく、スマートフォンのことである。スマートフォンは、日々の生活を管理し、効率的に送れるようにする最も簡単な手段の1つだ。スマートフォンを使うことで、カレンダーや連絡先、To-Doリストといったものすべてを常時携帯することが可能になる。また、一部のスマートフォンであればアプリケーションを追加することで、さらにオフィスライフをスッキリさせることができる。スマートフォンではパワー不足だというのであれば、ネットブックを使うようにするのがよいだろう。ネットブックはそのサイズ故に、スマートフォンのように気軽に持ち歩くことができ、標準的なノートPCに匹敵するパワーも持っている。ただし、ここでアドバイスをひとこと：携帯情報端末を持ち歩く目的は仕事を管理し、効率化を図るためであり、四六時中働くためではない。就業時間外には、スマートフォンやネットブックは手帳的な使用に留め、仕事には使用しないないようにしよう。

今こそスッキリ化を

　整理整頓を実践し、日々のニーズやスケジュールをしっかり管理しておくことで、仕事の効率を向上させることができる。そして、それには大きな努力が必要というわけではない--少しばかりの計画性と、細部へのちょっとした気配り、それに粘り強い根気があればよい。面白くない仕事でも延々と続けられる根気があるのであれば、オフィスライフをスッキリさせるために必要となる、ほんの短い時間は我慢できるはずである。ゴチャゴチャからスッキリへという大転換を成し遂げた筆者の言葉を信じてほしい：これには大きなメリットがある。

読者の方へ

　あなたには、オフィスのゴチャゴチャを抑えるためのティップスがあるだろうか？また、あなたは整理整頓や、しっかりした管理を続けることが難しいと感じているだろうか、あるいはそんなことはどうでもよいと思っているだろうか？コメント欄に意見を書き込んでほしい。