個人情報保護対策・e-文書法対応の 文書管理ソリューション 「GreenFile X」のスキャナ連携オプションをリリース

紙文書の電子化に伴う多くの手間を一挙に解決

京セラコミュニケーションシステム株式会社 2006年05月25日

京セラコミュニケーションシステム、
個人情報保護対策・e-文書法対応の文書管理ソリューション
「GreenFile X」のスキャナ連携オプションをリリース

紙文書の電子化に伴う多くの手間を一挙に解決

京セラコミュニケーションシステム株式会社(本社:京都市伏見区
代表取締役社長 森田直行 以下KCCS TEL代表 075-623-0311)は、
個人情報保護対策・e-文書法*1対応の文書管理ソリューション
「GreenFile X」に、スキャナ連携オプションを追加しました。

近年、オフィススペースの効率的な利用、業務効率化、環境保全、セキュリティなどのニーズから、ドキュメントの電子化(ペーパレス)に取り組む企業が
増えています。特に経理部門や総務部門などでは、大量の伝票類の
保管スペース確保、容易に電子化とデジタルデータの再利用が促進できないといった様々な課題が内在しているのが現状です。一方、伝票類の電子化に
取り組む企業では、スキャン時の設定や見出し・キーワードの登録、
スキャン後の目視による確認など、煩わしい手間と多くの時間を要するため、
期待したほどの効率化が図れていないという不満の声も挙がっています。

このようなニーズに応えるため、KCCSでは「GreenFile X」に
スキャナ連携オプションを追加し、伝票類など大量に発生する
定型文書を効率的に電子化することを可能にしました。
本オプションでは、スキャナ接続の標準規格「TWAIN」*2の採用により、
それに準拠する各メーカのデジタル複合機・スキャナに対応しています。

これまでは、大量且つ複数の伝票を一度にスキャンし文書管理システムに
登録した場合には、ファイルが一つになってしまい、そこから複数のファイルへの分割が必要でした。そして操作者によってはスキャン時の設定が各々異なってしまう、などといった課題がありました。更には、登録時のキーワード入力を
省略してしまった場合にはユーザ毎に異なる伝票データが登録されてしまっていた、またスキャン漏れがないかは目視で確認しなければならない、なども大きな課題でした。
「GreenFile X」のスキャナ連携オプションでは、これらの問題を一挙に解決し、登録したい文書単位でのPDF化、テンプレートによるスキャン設定の共通化、OCR*3による自動キーワード抽出、登録済み文書の自動消し込み、などが可能となります。これらの機能を活用することにより、大幅な業務効率の向上とミスの低減を図ることができます。

「GreenFile X」では、GreenOffice製品とのシームレスな連携や、これまでの
ファイリングシステム構築実績で培った技術・ノウハウと、そこから生まれた
独自フレームワークを活用し、多様なニーズにお応えできる拡張性も備えております。KCCSは、業務にあわせた最適なドキュメント管理プロセスの構築を
サポートするECM(Enterprise Content Management)ソリューションとして
「GreenFile X」を提供して参ります。


「GreenFile X」スキャナ連携オプションの機能は以下のとおりです。

●登録テンプレート機能
管理者が書類の種類に応じてテンプレートを登録し、スキャナの取込み情報や取込み後の保管先フォルダ、アクセス権限などの設定を行うことができます。
ユーザは、テンプレートを選択することで、煩雑な設定情報を意識することなく
電子化処理を実施できます。

●インデックスページ判定機能
あらかじめ表紙となる文書の特徴を登録しておくことにより、多くの文書の中から、表紙(インデックス)毎の文書を自動分別することができ、また大量の定型文書の一括スキャニングも可能となり、作業効率が大幅に向上します。

●自動キーワード生成・文書確認登録機能
インデックスページのあらかじめ指定した領域に対してOCR処理を実施し、
動的にキーワード生成する機能です。一方、キーワードだけでなく、
「GreenFile X」に登録する際の文書名・ファイル名も動的に生成することも可能です。

●作業消し込み(チェックリスト)機能
登録する文書の一覧をチェックリストファイルとして、事前に登録しておくことにより、登録した文書の消し込みチェックを行うことができます。大量の伝票などを取り込み登録する場合、登録する文書の一覧から登録済み文書との差分が
即時に把握できます。

<本発表に関するエンドースメント>
■京セラミタ株式会社
京セラミタ株式会社はKCCS社の『「GreenFile X」スキャナ連携オプション』の発表を心より歓迎いたします。弊社はプリンタおよび複合機の販売・サービスを通じてお客様企業に、印刷、コピー、スキャンソリューションを提供しています。
その中にあってドキュメント・ライフサイクル管理は、企業における
コンプライアンス、IT戦略の重要項目の一つと位置づけています。
弊社のお客様に於いては、特にドキュメント・ライフサイクルにおけるスキャン
機能の重要性が高まっています。文書管理へのニーズをもったお客様に対し、
「GreenFile X」とその「スキャナ連携オプション」には、シームレスなサービスの
提供を可能とするドキュメントソリューションとして大いに期待しております。
京セラミタ株式会社 マーケティング統括部長 森田 隆三

<GreenOfficeシリーズについて>
GreenOfficeシリーズは、『情報を守る、情報を活かす、そして経営を伸ばす』を
コンセプトに、テクノロジーとマーケットの変化に即応する
システム、ソリューションを提案しています。
社内のナレッジを現場から経営者までリアルタイムかつセキュアに届け適切な
判断をサポートする、それが現在の企業に求められる
真のリアルタイムマネージメント・ソリューション『GreenOffice』です。

*1 正式名称は「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の
技術の利用に関する法律」(2004年法律第149号)。
民間企業で保存が義務づけられている文書を、紙媒体ではなく
電子情報として保存することを認める法律。2005年4月1日より施行済み。

*2 Tool Without An Interesting Nameの略。スキャナ、デジタルカメラなどの
画像入力機器とパソコンを接続するための技術仕様の一つ。
機器がTWAINに対応していれば、TWAINに対応したあらゆる
アプリケーションソフトからでも画像の入力を行うことができる。

*3 Optical Character Readerの略。手書き文字や印字された文字を光学的に
読み取り、前もって記憶されたパターンとの照合により文字を特定し、
文字データを入力する装置。スキャナで読み取った画像から文字を識別して
文書に変換するOCRソフトもある。

*製品名及び会社名は、それぞれの会社の商標または登録商標です。

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