ガルーンを選択した理由や導入後の利用方針などについて、前出の?島氏に話を聞いた。
Q：当時グループウェア製品は多くあったと思うのですが、ガルーンを選択した理由はなんでしょうか。
A：実は過去にもグループウェアは導入されていたのですがあまり使われていない状況でした。この過去の反省を踏まえて、「どうやったらユーザーに使ってもらえるのか？ ユーザーが使いやすいツールは何か？」という視点を最重視してツールの選定を行いました。この視点に沿って、いろんなツールを見た時に、ユーザーインターフェースの判りやすさと操作のしやすさで、「サイボウズ ガルーン」が群を抜いていたのが選択の理由です。
Q：機能よりも見た目を重視されたのですか。
A：そのツールで何ができるかということよりも、「ツールを使って何をやるか？ ツールがユーザーに使えるか？」ということが一番重要だと思います。その面でウェブ型で直感的に操作できるソフトであれば、特別な教育の必要もなく導入できユーザーも簡単に使えるようになると思ったのです。
見直しと改善のサイクルを回す
Q：ツールの導入効果はどう測っていらっしゃるのですか。
A：現時点では使ってもらうというのが第一の目的でしたので、導入効果までは正確には測っていません。ただし、社内の多くのユーザーさんが「前より良くなった」と言ってくれます。前は調べないと判らなかったことや見えにくかったものが見やすくなったと評判です。
Q：具体的には、どこが便利になったという意見でしょうか。
A：スケジュールの確認がいちいち電話をかけなくても画面を見るだけで済むようになったという意見が多いですね。
Q：グループウェア導入時のポイントは何だと思いますか。
A：単に入れるだけで終わりではなく、入れた後に使って、それをまた改善させてというサイクルを回していくことが重要だと思います。常に見直しと改善を行ってシステムをどんどんと良くしていかないと効果が限定的なものになってしまうと思いますね。ベンダーには「使いやすさの提案」を常にして欲しいものです。
あとは、情報をあまり隠しすぎないことですね。社員に対してはある程度情報をオープンにしていかないと情報共有の意味がないと思います。
どこで終わりなのかは不明確
Q：逆にグループウェアの限界などは感じることはありますか。
A：経験から言って、バーチャルな会議はダメですね。意見が出ても結局どこで終わりになのかは不明確なので、発散型になってしまう傾向が強いと思います。
Q：サイボウズへの注文などはありますか。
A： ガルーンにはポータル製品としては、画面の細かいデザインや各ポートレットのサイズが変更できないといった細かい機能が不足しているという不満はあります。また私が今最も気にしているのは、ガルーンで開発したポートレットがガルーン2にコンバートできないことです。サイボウズさんには、こういった面は改善して欲しいと思っています。
