KnowledgeMeister Succeedを導入すると、組織内のグループおよび業務タスクごとに、ウェブ上でも閲覧が可能なメーリングリスト（ML）が作成される。グループに属するメンバーが、日常の業務に関するすべてのやり取りをこのMLを使って行うことにより、その記録がサーバ上に蓄積されていく。蓄積された情報は、ブラウザからディスカッションボード形式で閲覧することもできる。
Succeedにおいて、最も特徴的なのは、このMLでやり取りされる情報が、個々の「業務プロセス」と密接に紐付いて整理される点だ。
例えば、営業においては一般的に「引合い→提案→見積→受注」といった流れで業務プロセスが進んでいくが、Succeedでは、システム上で事前にこのプロセスを定義しておく。営業メンバーは、ブラウザから「ワークプレイス」と呼ばれる環境へアクセスし、そこで提示されるプロセスに従って、情報やファイルを登録したり、メールを流すことにより、「議論」や「日報提出」といった日常の業務を進めながら、情報を蓄積していくことができるようになっている。
KnowledgeMeister Succeedの「ワークプレイス」画面。画面上部に一連の業務プロセスが提示されており、そのプロセスに関連して蓄積された情報の一覧が参照できる。
各業務プロセスは、はじめから厳密なものを定義しておく必要はなく、途中で変更や追加が可能だ。最低限必要な要素はプロセス内の各段階における「目標」と「成果」で、プロセスの粒度も運用を進めながら調整していくことが可能という。
「プロセスだけをガチガチに定義しても、業務はうまく流れて行かない。各段階での目標と成果をしっかりと定義しておき、その間のプロセスには柔軟性を持たせることで、蓄積される情報も安定していく」（水原氏）
こうして、プロセスと密接に関連づけられながら整理され、蓄積された情報を、業務フローの中で提示することによって、それらの情報は初めてメンバーの「知識」として活用することが可能になるという。
もちろん、各プロセスの間にある「経緯」の情報も自動的に保存されているため、必要に応じてドリルダウンして参照することも可能だ。さらに、関連する情報を幅広く知りたい場合は、横断的な検索を行うこともできる。
加えて、プロセスと情報の関連を図式化して提示することも可能だ。これは、業務の完了に伴う、プロセス全体の把握や分析、見直しなどにも活用できる。
業務プロセスと、そのために蓄積された情報の図式化も行える。知識継承だけでなく、業務の分析や見直しといった作業にも活用が可能だ。
業務担当者の引き継ぎや、単発的なプロジェクトの遂行といった場面においても、「プロセス」と「成果物」と「経緯」に関する過去の情報が、有機的に関連して蓄積されていることで、“知識の継承”がより容易になることは想像に難くない。
「KnowledgeMeister Succeedでは、仕事に関連して散在するあらゆる情報を、自動的に蓄積し、体系化し、可視化できる。その過程が、深く業務プロセスと結びついていることによって、“人に仕事を教える”という作業を強力にサポートすることが可能だ。これが業務における“知識の継承”を成功させるためのカギになる」（水原氏）
