プレゼンテーション資料の作成
見栄えのするグラフや図、表を用いたスライドショーを作成する必要があるとは限らない。とは言うものの、あなたの会社の規模や、決断を下す人たちの人数や性格によっては、それも1つの選択肢である。しかし、スライドショー形式の改まったプレゼンテーションを行うかどうかにかかわらず、あなたは集めた情報をどのようにまとめ、提示するかについて検討しなければならない。
数値や事実というものは、視覚的に提示するにしても口頭で伝えるにしても、あなたが考えている以上に重みを持って伝わるため、計画書にはそういったものを盛り込んでおくべきだ。そしてそれらは、理解しやすいかたちで盛り込んでおく必要がある。あなたはすべての詳細を把握しておくべきであるものの、詳細の海に溺れてしまわないようにすることが重要だ。要約を1ページ以内におさめ、その中でコストの比較や初期投資額、投資回収のシナリオ、VoIPへの移行の主なメリットを明確にしておくのである。
とはいえ、紙の資料をまとめて渡し、それだけでマネジメント層を説得できるなどと考えてはいけない。要点を詳しく説明するためのドキュメントが用意できているならば、できるだけ面と向かって説得するようにしよう。
あなたの置いた前提すべてに対して疑問が投げかけられることを覚悟しておくべきである。まず誰かの前でプレゼンテーションの予行演習を行い、不明確な点や、事実として裏付けがないように聞こえる箇所を指摘してもらおう。そしてマネジメント層が抱きそうな疑問を想定し、それらに対する答えを事前に準備しておくのだ。
簡潔さを心がけよう。強い態度に出すぎたり、大量の情報を提示して聴衆を圧倒する（さらに悪いことには退屈させる）ことのないようにしなければならない。これをセールスの仕事として捉え、製品やサービスを消費者に売る場合に用いるのと同じような「売り文句」を使うようにしよう。
TCOとROIの計算
プレゼンテーションの作成において重要なこととして、VoIPへの移行におけるTCO（Total Cost of Ownership：総所有コスト）と予想ROI（Return On Investment：投資利益率）の計算がある。こういった数値はあなたの主張において重要な要素となるうえに、この2つは密接に関連しているのだ。
