＃7：より小さなファイルサイズ、より優れたファイル形式
手の込んだスライドプレゼンテーションのファイルサイズは、特に数多くのグラフィックを使用していたり、ビデオを埋め込んで使用している場合にとても大きなものとなる。このため、メールボックスの制限を抱えているユーザーに対して、PowerPointのプレゼンテーションを電子メールで送信することが難しい場合もある。
PowerPoint 2007がデフォルトで使用するXMLベースの新しいファイル形式（.PPTX）ではファイルが圧縮されるため、ファイルサイズが小さくなる。場合によっては75％も小さくなることがある。また、XMLベースのファイルでは、ファイル中にある一部の要素に破損や障害が発生した場合の復旧が容易になる。
PowerPointの旧バージョンとの互換性が必要である場合、PowerPoint 2003形式（.PPT）でファイルを保存することも可能だ。
＃8：PDF形式またはXPS形式でのファイル保存
PowerPointによるプレゼンテーションをPDF形式またはXPS形式のファイルとして保存することができるようになった。これらの形式は、プラットフォームが異なっていてもオープンすることのできる標準形式となっているため、PowerPointを保有していない人々や、MicrosoftのOSを使用していない人々とプレゼンテーションを共有しやすくなった。
また、これらの固定レイアウト形式のいずれかで保存することで、プレゼンテーションは容易に編集することができなくなるため、あなたの作成した状態がそのまま維持されることになる。さらに、PDF形式またはXPS形式で保存されたファイルは、レイアウトに関してはWYSIWYGとなっているため、印刷も容易である。
PowerPoint 2007によるプレゼンテーションをPDF形式またはXPS形式で保存するにはまず、Microsoftのウェブサイトから無償のアドインをダウンロードする必要がある。このアドインがインストールできたら、Officeメニューの［名前を付けて保存］をクリックして［PDFまたはXPS］を選択し、「ファイルの種類」ドロップダウンリストから「PDF」（または「XPS文書」）を選択するだけだ。
