エンタープライズサーチが行う基本的な処理の概念は、それほど難しいものではない。要するに、文書データをスキャンして単語を切り出し、インデックスを作成し、ユーザーが指定した文字列の出現場所を高速に発見してくれるということだ（もちろん、この処理を効率的に行うためには様々なノウハウと高度なプログラミングスキルが必要になる。「基本的概念」は難しくないと言っているだけなので念のため）。
ではなぜ、このように概念的には単純、かつ、古くからあるテクノロジである「サーチ」に今まで以上の注目が集まっているのだろうか。ネットの世界で一般化したサーチエンジンを企業内で活用することにどのような意味があるのだろうか。
ひとことで言えば、（矛盾した言い方のようだが）エンタープライズサーチが提供する価値はもはや「検索」にとどまらないのである。
エンタープライズサーチは、従来からある文字列検索のユーティリティという位置づけに加えて、以下のような領域で価値を提供し得る汎用的ソリューションとしての地位を確立しつつある。
仮想情報統合の手段としての「サーチ」
エンタープライズサーチは、企業内の複数の場所に存在する多様な形式のテキストデータをスキャン（クローリング）してインデックスを作成する。
ユーザーがキーワードを指定すれば、データの存在場所や形式（フラットファイルなのか、Word形式なのか、PDF形式なのか等々）にかかわらず、その出現場所が一覧表示され、データ源にアクセスすることができる（もちろん、ユーザーに必要なセキュリティ権限があることが前提である）。
これは、情報そのものが統合されているわけではないのに、ユーザーの視点からはあたかも情報が一カ所にまとめられているかのように見えている、すなわち、情報が仮想的に統合されているということだ。
情報の統合のためには、情報をひとつのリポジトリにまとめて格納する物理的統合が最もストレートなアプローチだ。たとえば、データウェアハウスはこのようなアプローチによる情報統合の例である。しかし、テキストなどの非定型データの物理的統合には困難な点が多い。第一に、情報の保管形式が様々であること、そして、情報の更新頻度が高いケースが多いことだ。その点で、サーチエンジンによる仮想統合は非定型データの統合に本質的に適している。
今後、企業内におけるWeb 2.0系テクノロジーの活用、いわゆる「Enterprise 2.0」の普及により、ブログ、SNS、Wiki等の形式で企業内のさまざまな場所に重要な非定型データが分散するケースが増えるだろう。エンタープライズサーチはこのような散在する情報を仮想的に統合し、有効な知識を埋もれされないようにするための重要なテクノロジである。
ポータルのナビゲーション手段としての「サーチ」
インターネットの世界でも、目的のサイト（たとえば、企業サイト）を表示するために、URLを直接入力したり、ブックマークを使うのではなく、サーチエンジンに企業名等を入力することがよく行われている。サーチエンジンのランキング機能が向上し、企業名で検索すれば、その企業の公式ウェブサイトが最上位に掲載されることがほぼ確実になっていることが、このようなやり方が一般的になったことの前提と考えられる。
企業内のポータルにおいても、エンタープライズサーチを有効活用することで、効率的なナビゲーションが実現可能になる。複雑な階層型のメニューをたどらなくても、ユーザーが見たい情報の名称を検索ボックスに入力するだけで目的の情報にたどり着くことができれば、ポータルの利便性は大きく向上するだろう。
つまり、ポータルのナビゲーション手段としてのエンタープライズサーチが有望なソリューションとなっているのである。もちろん、このためには検索結果の適切なランキングが行われており、ユーザーのニーズが最も高い情報がトップに表示されるようになっていることが前提である。
