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MindManagerで「見える化」実践! スマートなプロジェクト管理(3)--仲間と仕事の地図を共有しよう! - (page 2)

渡邉安夫(シンプル・ビジョン)

2007-11-12 08:00

実施内容を具体化する--「何をやるのか?」

 それでは、いよいよプロジェクトの核心である活動(何を?)、実施体制(どこで?)、実施スケジュール(いつ?)をそれぞれ地図(マップ)として「見える化」していく具体的なステップを見ていこう。

 A君は、プロジェクトの目的をステークホルダーとなる関連部門と共有し、目標を設定することにどうやら成功したようだ。次なる難関は、このプロジェクトが「何をやるべきか?」、つまり、具体的な活動内容を定義することだ。

 これまで、プロジェクトのメンバーとして活動することが多かったA君は、この「何を?」を常に上司や先輩から指示されてきた。しかし、今度はその「何を?」を決める側にいるわけだ。実際に経験がある人には分かるだろうが、この立場の違いは非常に大きい。さらに、今回はその仕事を細かく分解(ブレークダウン)した上で、適切なリソース(担当者)を割り当てる必要がある。

 A君は、直感的にこの仕事を定義する作業も、これまでに使っていた「ToDoリスト方式」では無理があると判断し、MindManagerを活用する方法はないか、先輩に相談してみることにした。

A君:先輩! 今日はMindManagerの使い方をレクチャーしてほしくて相談にきました。

先輩:ああ、いいよ。それでどんなことに使いたいんだい?

A君:実は、プロジェクトの具体的な仕事を定義しようと思ったんですけど、ToDoリストを使うと以前の二の舞になりそうなので、マインドマップでできないかと……。

先輩:さすがA君。なかなかいいセンスしてるじゃないか! 僕もぜひその方法をオススメするよ。MindManagerを使うメリットは、ズバリ! 「仕事の構造を考えること」と「仕事の実行順序を考えること」をきちんと分けられることなんだ。

A君:それは、どういう意味ですか?

先輩:僕たちの頭はさ、この「構造」と「順番」を一緒に考えようとするとすごく混乱するんだ。ToDoリストのような表現は順番に書き並べるのには最適だけど、構造を分解するのは苦手だろ? また、人間のほうも、それを同時にやるのは大変なんだよ。

A君:そうか! MindManagerだったら、まずは仕事の項目をランダムに洗い出してから、ドラッグ&ドロップで移動すれば、カンタンに構造化できるし、後で順番に並べ替えるのもとても楽ですよね。

先輩:そうなんだ。その上、「MindManager Pro」には、「仕事情報」という属性情報を定義できるので作業のブレークダウンにはもってこいなんだ。

A君:「仕事情報」ってどんなイメージなんですか?

先輩:ここに、僕が以前担当したプロジェクトで作成した活動定義マップがある。A君にあげるから、参考にしてみるといいよ。

A君:助かります。いつもありがとうございます。先輩!

 プロジェクトの実行内容(何を?)をブレークダウンするには、マインドマップ方式が最適だ。さらに、MindManagerのような専用ツールを使うことで、ToDoリストの弱点を克服し、仕事の構造と実行順序を無理なく分けて考えることができる。

 通常、「タスク」と呼ばれる仕事を分解する場合、大分類、中分類、小分類といったように分けることが多い。しかしながら、私たちが作業項目を洗い出す場合、最初の段階では、その項目がどれに該当するかはわからないものだ。洗い出した項目を何らかの体系にのっとって編集を加えるためには、やはりツールの力を利用するのが得策である。

 ここでは、作業内容の定義に際して活用できるMindManagerの効果的な機能を紹介しよう。複雑に絡みあうプロジェクトの仕事を詳細なレベルにブレークダウンし、仕事の構造を正しく理解するために役立つだろう。

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