MindManagerで「見える化」実践! スマートなプロジェクト管理(3)--仲間と仕事の地図を共有しよう! - (page 7)

渡邉安夫(シンプル・ビジョン) 2007年11月12日 08時00分

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実施時期を決定する--「いつまでに?」

 A君のイベント出展プロジェクトは、活動が具体化され、関係者の役割やリソースのアサインも順調に行われているようだ。A君は、これをもとにいよいよ具体的なスケジューリングを行いたいと考えている。

 「何のために?」「何を?」「どこの誰が?」やるのかが明確になってきたところで、いよいよ「いつ?」を詰める番である。

 これまで、MindManagerを使って、仕事のブレークダウンも実に効率的に行ってきた。さらに、仕事情報を付加することで、それぞれの仕事を「誰が?」「どれくらいの期間で?」やるのかも徐々に見えてきた。

 しかし、A君には何かひっかかるものがあった。放射状に表現されるマップでは、どうにも「いつ?」といった時系列の情報を盛り込みにくいのだ。

 こうした時系列の情報を表現する際、一般的には、「ガントチャート」と呼ばれる方法が多く使われている。しかし、これをまた「Excel」や「Project」といった別のツールで描き直すのもどうなのだろう……?。そこで、「困ったときの先輩頼み」だ。

A君:先輩、おかげさまでプロジェクト活動の仕事も明確になってきました。そこで、今度はスケジュールを具体化しようと思ってるんですけど、MindManagerで定義した情報をうまく使う方法はないですかね?

先輩:あれ? A君にはまだ言ってなかったかな? MindManager Proでは、「Microsoft Project」のガントチャートをワンタッチで生成できるんだよ。そうか、君のパソコンには「Project」がインストールされていなかったので、MindManager上ではアイコンが無効になっていたんだね。Projectのライセンスがまだあるから、それを入れるといいよ。

A君:へぇ、MindManagerって、Projectと連携できるんですか。じゃあ、データをもう一度入れ直さなくてもいいんですね! 相談してよかったあ〜。

先輩:前にも言っただろ。MindManagerは、君のプロジェクトや仕事に大いに役立つってさ。このツールの良いところは、捕まえたアイデアや情報を、再入力することなしにいろいろなツールでシームレスに活用できるところなんだ。僕もすごく助かってるんだよ。

A君:じゃあ、早速Projectを入れてガントチャートを生成してみようっと。

先輩:あ、そうそう。Projectを入れた後に、もう一度MindManagerを上書きインストールしないと、MindManagerからProjectを認識できないんだ。それと、ガントチャートは開始日と期間の組み合わせで引かれる仕様なので、その点に気をつけてな。

 プロジェクト活動の構造や関係性を生み出す時は、全体のイメージを放射状に1枚で表現するマインドマップ形式が適している。しかし、実行時期や実行順序を重んじる「スケジュール」を把握する場合は、線形(時系列)に表現するガントチャート形式のほうが分かりやすい。

 これは、決してどちらかが優れているということではない。実際に各プロセスで仕事をする私たちの、脳のつくりに適した方法、つまり「やりやすい」方法を目的に合わせて選んだほうがいいということに過ぎない。右脳と左脳をバランスよく活用し、(右脳で)全体像をイメージとして俯瞰しながら、(左脳で)時系列的な情報を論理的に把握するべきなのだ。

 さて、Microsoft ProjectのようなツールとMindManagerを併用することで、プロジェクトの構造は、より分かりやすく把握できる。ここでは、MindManager Proに標準機能として搭載されている「Projectエクスポート」機能と、オプション機能として提供されている「Excelガントチャート出力機能」を紹介する。

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