MindManagerで「見える化」実践! スマートなプロジェクト管理(4)--情報の管理と再利用を効率化しよう! - (page 2)

渡邉安夫(シンプル・ビジョン) 2007年11月19日 08時00分

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情報へのアクセス戦略

 A君の「はじめてのプロジェクト」も、計画フェーズを終え、いよいよ本格的な活動を開始する段階となった。プロジェクトは、目的とゴールをチームで共有し、具体的な活動内容や体制、スケジュールにそって順調に滑り出したようだ。

 その半面、プロジェクトスタート時には、皆無と言ってよい状態だった「情報」も徐々に増え、社内のファイルサーバ上の至る所に散在するようになってきた。

 プロジェクトリーダーであるA君も、近ごろでは、プロジェクトフォルダに保存した情報を検索する回数が多くなり、何かと面倒に感じることが気になり始めていた。

 そこで、A君は先輩に、何か良い情報管理方法がないものかと相談してみた。

A君:先輩! 今日は、プロジェクト情報の管理方法について相談したくてきました。

先輩:なんだ、A君。「情報の海でアップアップしてます」って顔してるね。(笑)

A君:そうなんですよ……。実は、これまで共有のファイルサーバにプロジェクト関連のファイルを保存してきたんです。情報が少ないうちは良かったんですが、徐々に多くなってくると、情報の検索や選別に多くの時間が取られるようになってしまって……。なんかうまい管理方法はないですかね?

先輩:フォルダの名前やファイル名などのルールを決めても、皆がきちんと守ってくれるとも限らないしな。結局最後には管理者や作った人に聞いた方が早いなんてことになっちゃうんだよね。

A君:先輩は、なんでもお見通しですね。そのせいで、今じゃ僕が「情報案内係」みたいなことまでやってるんです。

先輩:情報というのは、フォルダ上できちんと分類されていることも大切だよね。でも一番大事なのは、情報へアクセスするための「文脈情報」なんだよ。

A君:???。先輩、「文脈情報」って一体なんですか?

先輩:文脈情報ってのは、その情報が「誰に」よって作られ、「いつ」「どんな場面」で利用され、どんな「結果」になったというような、いわば「背景情報」さ。フォルダをのぞいたり、ファイル名を見ただけではそこまではわからないだろ。「文脈情報」は、情報にとって大切な「意味」や他の情報との「つながり」を表す大切なものなんだ。

A君:情報に意味やつながりがなければ、何のための情報かわからなくなってしまいますよね。

先輩:そういうこと。バラバラな意味のない情報がいくらたくさんあっても役に立たない。雑音やストレスのもとになるだけなんだ。

A君:じゃあ、その意味やつながりをきちんと保持するにはどうすればいいんですか?

先輩:MindManagerには、カンタンで便利な情報マネジメント機能が実装されているよ。中でも「ハイパーリンク機能」は強力だ。マップ上のトピックに関連するあらゆる情報を、直接リンクできるんだ。ぜひ使ってみるといいよ。その他にも「ファイルの添付機能」や「スプレッドシートとの連携機能」も用意されているんだ。ポイントはマップ上のトピックから該当する情報へリンクすることによって、文脈情報を保持でき、すばやくアクセスできることだね。

A君:なんだか、MindManagerってマインドマップを描くことよりも、むしろそれをどう業務や仕事に役立てるかという点ですごく優れている気がしますね。早速これまで作成したマップから関連情報をリンクしてみます。

 プロジェクトの開始当初は、まったくといっていいほど情報がない。むしろ、喉から手が出るほど情報が欲しいはずだ。しかし、着手したとたんに爆発的にマネジメントすべき情報が増えてくる。個々の担当者であればいざ知らず、プロジェクトをマネジメントすべき立場の人は、こういった情報を常に大局的に把握しておかなければならない。

 様々な情報が電子化されている現代では、インターネット上をはじめ、社内のファイルサーバ、ローカルPCのフォルダなどに無数の情報リソースが散在することになる。しかし、情報がいくら豊富にあっても、活用したい時にすぐに取り出せなかったり、検索に多くの時間を費やすようでならば、あまり役には立たない。それどころか、多大なストレスを生み出すことになり、業務の効率性はますます下がるばかりだ。

 こんな状況を避けるためにも、プロジェクトにとって必要な最新情報や関連情報に素早くアクセスできる仕組みを、早い段階から構築しておくことが必要だ。

 MindManagerには、ハイパーリンクや添付ファイルといったシンプルな情報マネジメント機能が実装されている。単にマインドマッピングを行うといったこと以上に「情報マネジメント」の視点で便利に使える機能が充実しているのだ。

 ここからは、特にプロジェクト活動に役立つMindManagerの便利な機能を紹介していこう。まだ手元にMindManagerがない読者は、ぜひ、こちらのフォーム(リンク先)から試用版の申し込みを行い、実際に操作を行いながら読み進めてほしい。

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