戦略的にビジネスメールを送るための4つのポイント--エリック松永の英語道場(24)

エリック松永 2009年05月18日 08時00分

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 What's up, man?

 ビジネス英語で最も身近なのはメール。これは今や、ファックスや電話での連絡をはるかに超えるコミュニケーションツールです。この英語道場の読者の皆さんは、ノウハウ本をコピーしたようなありきたりの定型文でメールを書いてはいませんよね?

 メールはまだ会ったことのない相手との橋渡しとなります。効率的であるのはもちろん、何か新しい可能性を引き出すようなメールが書ければ、新しい関係を構築するきっかけにもなる戦略的なツールです。今回は、好印象を与えるメールの基本を伝授したいと思います。

ポイント1: 戦略的に宛先を決める

Email イラスト: まつなが みか

 メールにはさまざまな目的や意図が込められています。例えば、自己(自分の企業)紹介、作業の依頼、契約の交渉、クレーム。メールを送る相手と今後より深くおつきあいしたい場合もあれば、これっきりにしたい場合もあります。こういった思いを相手に伝えるために、ノウハウ本に頼ってはいけません。たかがメール、されどメールなのです。

 まず、誰に何を、どんな印象で伝えたいのかなど、自分の目的を明確にした上で、送信先を入力します。その時に重要なポイントは、「戦略的にTo、Cc、Bccを設定する」ということです。

 日本のメールは、どうも宛先に無頓着な気がします。私がセンシティブなグローバルプロジェクトにいるとすると、メールでまずチェックするのは宛先です。このメールはToが誰になっているか、Ccには誰が入っているか、もしBccで送られてきたのであればその意図は何かなど、チェックしながら考えます。

 時にはCcで送り手の人脈が見えることもありますし、逆にCcに入れることによって責任をなすりつけようとするトラップをかけているケースもあります。また、Ccから抜けている人から敵対関係が見えることもあります。Bccは信頼の証です。Bccでもらったメールの内容はおろそかに扱ってはいけませんし、下手に口外すれば信頼を失うことにもなりかねません。逆に自分がメールを送るときも、宛先を戦略的に活用するようにしましょう。

 以前、「英語で議事録、どうすればいいの?」の回で、Evidence(証拠)が重要だと書きました。この回でも議事録を送る相手を戦略的に選べと言いましたが、全てのメールも同じです。決して気を抜かないようにしてください。

ポイント2: 宛名書きで一工夫する

 一般的にビジネス用のメールは、相手が男性の場合「Dear Mr.〜」、女性の場合「Dear Ms.〜」とし、相手が不特定な場合は「Dear Sir」「Dear Madam」としますが、私自身はこのように書いたことはありません。もちろん相手のポジションや関係にもよりますが、極力堅苦しい宛名は書かないようにしています。相手とのやり取りの中で呼び方を変化させ、何人も堅苦しい仲から友達になりました。

 私の場合、「顔見知りではないけれど、相手はとんでもなく偉い人ではない、しかも日本を知っている」という人に対しては、「XXX-san」でひっかけます。そして、相手の返答メールがどんな宛名で来るかによって、次の宛名を考えます。仮に、堅苦しい言い方で「Dear Mr. Matsunaga」ときたら、こちらへの壁が高いと無難に理解し、私も同じように「Dear Mr.〜」で返します。逆に、「Eric」とか「Hi, Eric!」などの返信が来れば、どんどん仲良くなるような仕掛けを本文に仕込みます。その時、注意すべきはCcです。Cc入りのメールでは、なれなれしくしないのが鉄則。仲良くなれそうなら、要件はCcにも返事を返し、同時にToのみのメールを別に送るのも効果的です。

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