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無益な会議を実りあるものにするためのティップス10選 - (page 3)

文:Shannon Kalvar(Special to TechRepublic) 翻訳校正:村上雅章・野崎裕子

2009-07-07 08:00

#6:情報提供型の会議では聞き返しを行う

 参加者をイライラさせるために行われているとしか思えない会議もある。こういった会議とは、ある話題に関する「情報提供」を行うものであったり、参加者が関心を持っていないことがらについてその最新状況を知らせるというものである。極端なケースでは、提供された情報を利用できる参加者が1人もいないというものまである。

 しかし、こういった会議から有益なものごとを一切引き出せないというわけではない。当たり前のことながら、会議の主催者は必要があって情報を伝えているのである。これを機会に、自分の聞き返しのスキルを磨くのである。あなたはスキルを磨くことができ、会議の主催者は積極的な反応を示す参加者を得ることができるというわけである。

 これは双方にとってプラスとなるはずだ。この種の状況ではこうするのが一番だろう。

#7:本論からそれるようなことは行わない

 これは常に成立することである。どのような会議にも、おかしな自説を展開して議論を脇道にそらせてしまう参加者がいるはずだ。こういった脱線が、元の話題に関係してくる場合もある。しかし、たいていの場合は間接的にしか関係しないのである。いずれにしても、そういった話に時間を費やすことで、会議の本当の目的が達成できなくなるのだ。

 このような人物になってはいけない。新たな考えや質問を投げかける前に、それがこの場に本当にふさわしいものかどうかを自問するようにすべきである。会議の目的がブレインストーミングなのであれば、発言すればよいだろう。しかしそうでない場合、あなたの考えや質問が会議の目的に直接関係していないのであれば、会議の後で口に出すようにすべきなのだ。その内容を忘れないようにメモしておくようにしよう。

 ビジネスの世界におけるものごとはもちろん、すべてどこかでつながっている。だからと言って、特定の議題に焦点を絞っている会議の場で述べる必要があるというわけではないのである。

#8:実行すべき作業項目を整理する

 会議が終了し、会議室の後片付けが始まる--それで?会議がそろそろ終わろうとしている時には、実行すべき作業項目を会議の主催者に整理してもらうべきである。場合によっては、あなたが会議中にメモした項目のいくつかに言及することで、主催者にその作業を促すこともできるはずだ。また、作業項目をあなた自身が把握できているのであれば、それらを提示するのもよいだろう。

 会議が終了した時点では、きちんと整理された作業項目が、ただ言葉を連ねるよりも説得力に勝るのである。

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