「メール」と「カレンダー」は便利だけれど--TPOに合わせたツール選択と組み合わせでさらに効率アップ - (page 2)

　ここでは一例として、あるプロジェクトにおける企業内外のコミュニケーションツールとして「メール」を利用し、企業内のスケジュール共有ツールとして「グループカレンダー」を利用している場合のミーティング開催までの流れを考えてみよう。

1. グループカレンダーでミーティング参加者の空き時間を調整する。（グループカレンダー）
2. メールでアポイント先にミーティング候補日を提案する。（メール）
3. アポイント先からミーティング日程調整のメールが届く。（メール）
4. グループスケジューラーにアポイントを登録する。（グループカレンダー）
5. 会議室予約をする。（グループカレンダー）
6. スケジュール登録とともに会議出席者にはスケジュール確定のアラートメールが配送される。（グループカレンダー＋メール）
7. アポイント先にミーティング日程確定のメールを送る。（メール）
8. アジェンダや資料を添付ファイルとして送る。（メール）
9. 実際のミーティング
10. 打ち合わせ後、アポイント先に議事録をメール添付で送る。（メール）
11. 数週間後、新たなミーティングに先駆けて、前回のアジェンダ、資料、議事録をメールの中から検索し次回のアジェンダを作成する。（メール）

　グループカレンダーとメールによりミーティングの設定が行われ、ミーティング開催、次回のミーティングの準備まで行える。実際に、このような仕事の進め方をしている人も多いのではないだろうか。

適材適所で別のツールを導入してみると……

　さて、この例では、多くのプロセスが「メール」というツールに依存していることが分かる。

　メールでのコミュニケーションは極めて手軽な一方で、メールメッセージは次々と蓄積されていくために、大量のメールの中から数日前に受信したメールを探し出すには、検索やフォルダ振り分けなどの工夫が必要となる。添付ファイルの中から最新、かつ必要な情報を探し出すのは、さらに面倒な作業になる。

　こうした問題を回避するために、情報のやり取りのプロセスの中に他のツールを組み入れてみるという方法もある。例えば、アジェンダや資料、議事録については、社外のセキュリティが確保された「ファイル共有ストレージ」サービスに保存し、常に最新版を社内外の関係者が参照できるようにしておく。そのサービスで検索機能が提供されていれば、特定のキーワードに基づく情報を多くの資料の中から探し出すこともできる。これにより、メールメッセージのはんらんによる情報の見落としや、添付ファイルの紛失も避けることができる。

　フィードパスでは、こうしたプロジェクトでのコミュニケーション向けに「feedpath Rooms」というツールの提供を開始した。「メールに代わる次世代企業間コラボレーションツール」と銘打っており、社内外をまたいで進んでいくプロジェクトにおいて、テーマごとの「メッセージ機能」と「共有ストレージ機能」を提供する。必要な情報を必要なメンバーと共有することが可能で、メッセージはアーカイブされ検索可能である。

　グループカレンダーとメールだけでなく、他のツールを利用シーンによってうまく組み合わせ、使い分けることで、仕事はより効率化される。

　次回以降は、主にクラウドで提供されているさまざまなコミュニケーションツールを、機能別に紹介していく。