仕事で使う「メール」や「IM」はクラウドがオトク？ - (page 2)

IMのメリットとデメリット

　メールよりもリアルタイム性の高いコミュニケーション手段として、IT系企業を中心に「インスタントメッセンジャー（IM）」を導入している企業もある。インスタントメッセンジャーは、連絡をとりたい相手に対し、デスクトップから簡単にメッセージが送れる点が最大の利点だ。また、相手が在席しているか（PCの前にいるか）を簡単に判別するためにも使えるため、物理的にオフィスが分かれている場合や、フロアの違うスタッフなどとのリアルタイムコミュニケーションに有効である。

　インスタントメッセンジャーのメリットとデメリットを簡単に整理してみる。

【メリット】

• メールに比べアクションが簡単。
• 相手が意識的に受信のアクションをとらなくてもメッセージがプッシュ配信されるため、相手のPCモニタに「付せん紙」を張るような感覚で利用できる。
• 相手が在席していればリアルタイム性が高いコミュニケーションが可能。

【デメリット】

• セキュリティ対策がされていない場合、ウイルスの感染経路となりやすい。
• 通信を暗号化していない場合、盗聴の可能性がある。
• 気軽に使えてしまうため、業務外利用が発生すると生産性が低下する。

　このようにインスタントメッセンジャーは便利な半面、使い方を間違えると生産性の低下やリスク増大の原因となってしまうこともある。利用する場合は、企業のセキュリティポリシーにのっとった上で、メリットを十分に生かすよう、導入や運用を行うべきだろう。

クラウド（SaaS）での提供が進むメールやIM

　メールやIMは、ネットワークを使ったコミュニケーションツールとしては古参の部類に入る。そのため、スケールメリットが利き、導入の初期コストが下げられる利点を前面に押し出す形で、SaaS、クラウド形式での提供が早くから行われていた。

　現在、ウェブメールサービスには多くのサービスプロバイダーが参入している。最も知られたところでは、グーグルの提供する「Google Apps」がある。そのほか、国内の企業から提供されているサービスとしては、サイバーソリューションズの「CyberMail」、フィードパスの提供する「feedpath Mail」なども、企業で利用されることを考慮したウェブメールサービスだ。Google Appsやfeedpath MailにはIM機能も統合されている。組み合わせて使うことで、アカウント管理などが一元化できるメリットがある。

　また、企業向けに提供されているIMサービスとしては、クリプトの「Yocto」、コベックの「CoolMessenger」などが挙げられる。いずれも、企業向けの機能として通信内容の暗号化やログ管理機能などを備えている点が特徴だ。また、1対1のチャットではなくグループチャット機能を提供するサービスとしては、サイドフィードの「Fresh Meeting」がある。グループでのチャットの内容をログとして保存しておけるほか、ミーティングルームごとに資料などのファイルを共有する機能も用意されている。それぞれの企業やチームのニーズに合わせて、必要な機能があるか、セキュリティポリシー上問題はないか、料金は合理的かなどを比較検討してみるといいだろう。

　次回は、コミュニケーションツールとしては新参とされる「企業内ブログ」「企業内SNS」の特徴について見てみよう。