ベルシステム24は全社規模で推進する業務の標準化、最適化を目的に文書管理システムを構築、3月から稼働させている。基盤として企業向けコンテンツ管理（ECM）ソフトウェア「Oracle WebCenter Content」を採用している。日本オラクルが5月23日に発表した。
ベルシステム24はコンタクトセンター運営を中核に顧客情報管理（CRM）アウトソーシングサービスを提供している。従来の音声に加え、メールやソーシャルメディアを活用したコミュニケーションに変化している。事業効率向上に向けた取り組みとして、各支店で個別に行っていた類似業務を集約して、効率的な運用を図っているところだ。
その一環として、大量に作成される顧客との契約書と、その原本管理業務のペーパーレス化、デジタル化を進めている。契約書情報を安全に共有して、内部統制の強化と営業支援に役立てる文書管理システムの導入でWebCenter Contentの採用を決めた。
WebCenter Contentは文書へのアクセス権限を役職や担当業務ごとに細かく設定できることから、内部統制を強化できると評価。契約書の有効期限を自動管理し、更新すべき契約書を抽出して通知する機能も実装されていることから、契約書のライフサイクル管理の効率化、コンプライアンス上想定しうるリスクを排除できることも評価した。
従来、契約書取得に手作業で30分程度かかっていた。文書管理システムを導入することで、契約書に複数のメタ情報を設定し、営業担当者は必要な情報をさまざまな視点から検索できる。
ベルシステム24は海外拠点でも事業を展開している。多言語で利用でき、グローバル化に対応できることもWebCenter Contentを評価。全世界のエンドユーザーが同時に利用できる性能と、時間帯の異なる地域での24時間利用を想定した可用性もポイントだという。
ベルシステム24は今回の文書管理システムを活用して、紙の伝票を使った発注、検収、請求といった業務への適用、コンテンツ管理機能を利用して、社内ポータルサイトを通じた情報共有のツールとしての利用も検討していく。
