ビジネスプロセス改善に取り組む際の10の心得

Scott Lowe (Special to TechRepublic) 翻訳校正: 村上雅章 野崎裕子 2012年09月28日 07時30分

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 正しい方法でビジネスプロセス改善(BPI)に取り組めば、あなたの企業に多大なメリットをもたらすことができる。以下は、BPIを成功に導く10の鍵である。

 多くの企業は既存のプロセスを改善したり、業務上の厄介な問題を解決するためにITの力を活用したいと考えている。本記事では、あなたの会社でBPIプロジェクトに着手する際に考慮しておくべき項目を10個概観する。

#1:手始めに幹部のサポートと適切な管理権限を得る

 BPIイニシアティブというものは、ある特定の問題を解決するために始めた場合であったとしても、すぐに独り歩きを始めてしまう。さらに、ある種の人々にとって変革は敷居の高いものであるため、リーダーシップの上位層にいる幹部からBPIプロジェクトに対して権限を付与してもらうとともに、取り組み自体に対するサポートを得ることが組織にとって最も重要となる。この種の認知が得られたとしても、一部の人々の不安は残るものの、改善グループは業務に変革をもたらすうえで必要となる管理権限を手にできるわけだ。

#2:問題の洗い出しを行う

 BPIプロジェクトを立ち上げる際には、問題が見えている部分に取り組むだけではいけない。会社が現在抱えている問題のツボ(おそらく、売り上げの低迷や、サポートに対する顧客満足度の低さ、特定の作業を行うコストの増大といった問題)を注意深く分析した後、最も早急に対処すべき問題を決定するわけである。

#3:プロセス間の関連を必ず考慮するようにしておく--細かい作業であっても全体的な観点から見た位置付けを考えるようにする

 多くのプロセスは独立したかたちで実践できるものの、どのようなプロセスもより大きなプロセスの一部を構成していると言ってよいだろう。あなたのチームで何らかのプロセスの検討を始める際には、そのプロセスが他のすべてのプロセスとどのように一体化されているのかという視点を失わないようにする必要がある。こういったことに備えておいてほしい。問題を解決するための取り組みで、他に悪影響を及ぼすようであってはならない。このため、同時に複数のプロセスに取り組まなければならない場合もある。業務改善の計画を練る際には、計画している変更を実行に移した際に起こるであろうことを高所から見極めるようにしてほしい。

#4:時間短縮にすぐさま結び付く改善策を見つけ出す

 筆者が率いたあるBPIプロジェクトでは、「最初の」ミーティングでまずプロセスの利害関係者を集めて、高次のプロセスマッピングをさらっと行い、利害関係者全員を洗い出せているかどうかを確認した。こういったミーティングを実施したことで、ある工程の担当者が何年も前から毎月およそ2日をかけて、次工程の担当者に引き渡す報告書を作成していた事実が発覚した。しかも、その報告書は1度も使われたことがなかったのだ。次工程の担当者は受け取った報告書をそのままゴミ箱に捨てていたのである。われわれは他の変更に先駆けて、すぐさまこの手順をお払い箱にした。つまり、プロセスについて語り合う時間を取るだけで、すぐさま実利が得られる場合もあるというわけだ。

 またこの話には、取り組みを改まったものにしすぎてはいけないという教訓も含まれている。ちょっとしたコミュニケーションによって、時間の大幅な節約が可能になる場合もしばしばある。

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