企業をリスクにさらす「シャドーIT」--陥りがちな5つの落とし穴 - (page 3)

--3番目は「効果的なデータ管理のための正しいツールを提供しない」です。

　これは、スタッフにどのようなツールを与えているかによります。たとえば、ツールとして「Microsoft Access」を与え、それを使ってデータベースを作っている企業は多いですが、そういう企業はデータをあまりうまく管理できていません。正しいツールを与えないから、スタッフがうまくやるためにシャドーITを作ってしまうのです。

　データへのアクセスや操作には、常にさまざまなセキュリティの問題が伴います。望ましいのは、利用しているすべてのツールの安全を確保しながら、しかもスタッフが必要なものを作るのに十分なツールを与えることです

　たとえば、当社ではプロジェクト管理や顧客への請求、コンサルティングプロジェクトに「KeyedIn Projects」を使用しています。われわれは従業員によいツールを提供しており、彼らはこれを開発プロジェクトや、社内の財務プロジェクトにも使用できます。このツールを使うことで、従業員がやるべき仕事を片付けるのを可能にしながら、安全な環境を確保しています。そして、これはiPadでアクセスできるツールの例でもあります。当社では、この種のものにしても、当社のCRMシステムの実装や、社内の開発プラットフォームにしても、スタッフが必要なツールをすべて会社として提供するように努力しています。

--4番目は「スプレッドシートのバージョン管理と、分析の一貫性の確保ができていない」です。

　これは1番目に持って行くべきでしょうね。

　あるスタッフが使っているスプレッドシートが、ほかのスタッフが分析に使っているスプレッドシートと違うのは問題です。誰かがあるスプレッドシートを電子メールで送ってきて、わたしがそれに変更を加え、Aさんが自分が持っているバージョンをCさんに送り、最後にすべてのバージョンがまとめようとすると、何が真実か分からなくなってしまいます。これは本当に多くの問題を引き起こす可能性があり、さきほど話したデータの効率性とそのためのトレーニングの話ともつながります。こうなると、2つの異なるバージョンの真実ができてしまうわけですが、2つの異なる真実があることほど、企業にとって悪いことはありません。

--最後の5つ目の項目は、「IT投資から十分な利益を得ていない」でした。

　当然ながら、どの企業もさまざまなチャネルを通して多くの時間、エネルギー、金銭をITに投資しています。繰り返しになりますが、これには財務ソフトウェアから、CRMやその他のツールまで、あらゆるものがあり得ます。重要なのは、持っているツールを活用しているか、ツールを改善する必要はないかを常に確認するということです。わたしなら、誰かが手元にあるツールが気に入らず、勝手に何か自前でやってしまうのを防げるなら、会社全体で使うツールを改善します。ばらばらに進める方が結局はお金がかかり、ツールの統合性もなくなります。これは、多くの理由で経費のブラックホールになります。違うツールに投資するのなら、全体でそれを使うことにするか、そもそもそれに投資するのを避けるべきなのです。