確認すべきポイント
（1）マイナンバーを利用しなければならないケースを洗い出すこと
具体的には、企業が税や社会保障の分野の手続きなどで作成する書類でマイナンバーを記載しなければならない書類を特定することです。年末調整で作成する「給与所得の源泉徴収票」には従業員本人と扶養親族の個人番号欄が用意されます。企業がこの源泉徴収票を作成している場合は、マイナンバーの利用ケースの1つとなります。
（2）マイナンバーの利用スケジュールを確認する
（1）で確認した書類の提出時期がいつかを確認します。例えば給与所得の源泉徴収票の場合、2016年分の給与所得からマイナンバーの記載が義務付けられます。ただし、2016年1月以降に退職者が出た場合に作成する「退職所得の源泉徴収票」や「給与所得の源泉徴収票」にもマイナンバーの記載が求められますので注意が必要です。
（3）いつまでに従業員などのマイナンバーを収集するか決める
（2）で確認したマイナンバーの利用スケジュールから、従業員などからいつマイナンバーを収集するか決めます。退職者が出ることも想定すると、今年中に収集しておきたいところですが、実際に収集できるようにするためには、（4）の準備をどれだけスムーズにできるかにかかってきます。
（4）マイナンバーを収集する前までに安全管理措置を検討し準備する
従業員からのマイナンバーの収集は、マイナンバーの取り扱いの入り口になります。収集から、その後に続く、マイナンバーの保管や利用・提出、そして廃棄までのプロセスでマイナンバーを安全に取り扱えるように企業としてどのような安全管理措置を準備しなければならないかを検討し、具体的に準備していきます。
おそらく（1）～（3）まではスムーズに進めることができると思いますが、（4）でどこまでやればいいのか、なかなか決めきれないといったことになるのではないかと想定されます。
マイナンバーの管理はここから将来にわたり続いていくことを見据え、マイナンバー制度の目指すところが本格的なIT社会であるならば、（4）で考える安全管理措置もITの効果的な活用で対応していくことが重要なポイントとなります。
この連載では、今からでもできる中小企業のマイナンバー対策を、ITの効果的な活用という視点でみていきます。
- 中尾健一 アカウンティング・サース・ジャパン 取締役マイナンバーエバンジェリスト 1982年日本デジタル研究所 (JDL) 入社。日本の会計事務所のコンピュータ化を30年以上にわたりソフトウェア企画面から支えてきた。2009年、税理士のためのクラウド税務・会計・給与システムを企画・開発・運営するアカウンティング・サース・ジャパンに創業メンバーとして参画、取締役に就任。マイナンバーエバンジェリストとして、主にマイナンバー制度が中小企業に与える影響や具体的対応策に関して解説する。
