Microsoftが「Office 2016」を9月22日にリリースした。一見しただけでは、「Office 2013」との大きな違いは分からないかもしれない。しかし、詳しく見ていくと、生産性向上に役立つ興味深い新機能が見えてくる。
クラウドコンピューティングから得られる恩恵が取り沙汰され始めてからかなりの時間が経つが、Office 2016はその恩恵を実現することを目指した製品だ。Office 2016はクラウドベースの、モバイルでも利用できるOfficeに期待されるものを実現すべく設計されている。Office 2016が本当によいものかを判断するには、もう少し待つ必要があるが、これまでのレビューでは好評を得ているようだ。
この記事では、Officeソフトの決定版としてMicrosoftが世に出したOffice 2016が提供する、10の新機能や特長を紹介する。
1．リアルタイム共同編集
共同編集機能は多くのOfficeソフトでかなり前から取り入れられていたが、Office 2016ではそれをリアルタイムで行えるようになっている。これは、共同作業をしている相手が、「Word」の文書や「PowerPoint」のプレゼンテーションで、何をしているかが見えるということだ。そして逆に、自分のやっていることも相手に見える。この機能は、どこからでも、どのデバイスからでも使うことができる。
2．OneNoteのノートブック共有
「OneNote」はMicrosoft Officeの中でも特に便利なアプリケーションの1つだが、評価されていないアプリでもある。Office 2016では、OneNoteのノートブックを、好きなだけ多くの相手と共有できるようになった。OneNoteはテキスト、画像、ワークシート、電子メールを含む、およそ思いつくあらゆる種類の文書を扱えるため、同じプロジェクトに取り組んでいるチームでリソースを共有するには便利だ。もちろん、メンバーがOneNoteを知っていればのことだが。
3．簡単になった文書共有
Office 2016では、Officeアプリの右上に「共有」 ボタンが追加され、簡単に文書が共有できるようになった。このボタンをクリックすると、連絡先リストに登録されている任意の人と1クリックで文書を共有することができる。しかも、そのためにその文書から離れる必要さえない。これはかなり便利だ。
4．スマートな添付ファイル
筆者のように、毎日のように添付ファイルをやりとりしているユーザーも多いだろう。従来のバージョンのOfficeでは、電子メールにファイルを添付するには、文書が保存されている場所を見つける必要があった。Office 2016でもその方法は使えるが、もしその文書が最近作業をしたばかりのものであれば、Outlookの共有可能な文書のリストの中に表示されるようになった。Office 2016では基本的に、どのアプリケーションでも、最近作業をしたファイルのリストをすぐに参照できるようになっている。
5．Outlookの低優先メール機能
ほとんどの人は、毎日山のように電子メールを受け取っているはずだ。Outlookの受信トレイを調べて、電子メールを処理する優先順位を付ける作業を手動で行うのは、時間もかかる作業であり、生産性も下がってしまう。Office 2016では、受信トレイの機能に「低優先メール」と呼ばれる新たなカテゴリーが追加されている。これは、特定の電子メールを低優先メールに指定すると、それに類似したメールは、今後自動的にOutlookの低優先メールフォルダに振り分けられるようにになるというものだ。つまり、電子メールには重要、低優先、迷惑メール、削除の4つのカテゴリーができたことになる。
