マイナンバーの入力--誰が入力するのか
いずれの収集方法をとった場合でも、マイナンバーを確認する元となる資料がことなるだけで、マイナンバー管理のシステムへの入力は、中小企業のマイナンバー取扱責任者または担当者が行うことになります。
ここで、大事なことは従業員などのマイナンバーや取引先の個人事業主のマイナンバーを入力する際に正しく入力すること、そのために検査数字「チェックデジット」で入力されたマイナンバーの12桁の数字をチェックする機能が付いているシステムを利用したいものです。それでも、扶養親族まで含めて多数のマイナンバーを入力する際には、他人のマイナンバーを間違えて入力してしまうミスも考えられますので、担当者および責任者で二重にチェックするなどで、ミスを防止することも大事です。
また、紛失や漏えいのリスクを考慮して、マイナンバー入力時の画面を担当者以外の従業員に見られないようにすることや、マイナンバーの入力や編集機能には責任者や担当者以外はアクセスできないような機能はシステムとして必須ですので、その点もシステム選びの際にはチェックしておくことが大事です。
収集時の本人確認はどのようにするのか
制度上、マイナンバーの収集時には、必ず本人確認をすることとされています。
この本人確認には、下図のようにマイナンバーが確かに本人のものであることを確認する番号確認と、本人の実在を確認する身元確認の2つの確認が必要です。
従業員の場合は、ここにあるように、雇用関係にあるなど、人違いでないことが明らかと担当者や責任者が認める場合は、身元確認書類は要しないとされています。
国税庁の「国税分野における番号法に基づく本人確認方法」では、この方法を「知覚による身元（実在）確認」として紹介していますが、厳密には従業員の採用時に番号法などで定めるものと同程度の本人確認を前提としていますので、単に履歴書の確認だけで採用しているようなケースでは、従業員であってもマイナンバーの収集時身元確認書類も必要となりますので、この点は要注意です。
従業員の場合は、以上の通り身元確認を要しないケースでは、番号確認だけ行えばよいことになります。その場合、今年中に収集するのであれば、通知カードのコピーの提示を求めることになります。
支払調書で必要となる取引先の個人事業主の場合の本人確認では、継続的な取引があるケースで国税庁の「国税分野における番号法に基づく本人確認方法」で例示している「例4 個人番号の提供を依頼する書面を活用した本人確認」が有効な方法となります。
取引先の個人事業主の氏名、住所など、こちらが認識している情報をマイナンバー提供依頼の書面に書いておき、そこに個人事業主の通知カードのコピーなどを添付して返送してもらい、あらかじめ書いておいた氏名、住所と通知カードの氏名、住所が一致していれば身元確認もOKという確認方法です。ひとりひとりの取引先に出向いて対面で本人確認することが困難な場合には、有効な方法となりますので、この方法をうまく活用されることをお勧めします。
今年中にマイナンバーを収集する場合、以上見てきたように本人確認における番号確認では、通知カードを用いることになります。であれば、先に見たマイナンバーの収集も通知カードのコピーを利用する方法が、番号確認も同時に行える効率的な方法ということができます。
