PCに給与計算ソフトなどを導入して対応する
中小企業でも従業員数が多くなってくると、PCに給与計算のパッケージソフトを導入して、給与計算から年末調整までの作業に対応しているケースがみられます。このような中小企業では、利用している給与計算ソフトのマイナンバー対応バージョンアップを実施して対応していくことを考えていると思われます。
給与計算のパッケージソフトで、マイナンバーにどのように対応するのか、現状で明らかになってきている機能をもとに、課題を整理してみましょう。
・マイナンバーの収集や提出には紙での管理と同様の安全管理措置が必要
マイナンバーの入力は、ID・パスワードでマイナンバーへのアクセス権限が付与された担当者が行うため、従業員などからのマイナンバーの収集は、基本的には紙で行うことになります。そのためにマイナンバーの収集シートをサプライ品として用意しているベンダーもあります。
また、源泉徴収票などの法定調書の提出では、電子申告や申請までできるソフトは少ないため、この機能がないソフトでは紙での提出となります。前項でみたように紙での受け渡しに際して、安全管理措置を講じる必要があります。
・PCにマイナンバーを保管 盗難防止などの安全管理措置が必要
PCにマイナンバーを保管することになるため、マイナンバーの登録や閲覧などを制御するための機能を活用して担当者以外がマイナンバーを見ることがないようにすることはもちろんですが、PCそのものが盗難されないように、使用しない場合は鍵のかかるロッカーに収納します。
それができない場合は、盗難防止のために「セキュリティワイヤで固定する」などの安全管理措置をとる必要があります。
・PCでマイナンバー利用時の安全管理措置
源泉徴収票などマイナンバーの記載が義務づけられた書類の作成をPCで行う際は、マイナンバーをできるだけ表示しないで作業できるようにします。
また、マイナンバーを画面に表示する場合を考慮し、容易に覗き見できないような配置にすること。そして、マイナンバー入りの書類を印刷する場合は、印刷したら直ちにプリンターから回収するなどの安全管理に配慮する必要があります。
・そのほか確認しておきたいこと 支払調書の作成は可能か
給与計算のパッケージソフトの場合、年末調整の機能は装備していますので、源泉徴収票や給与支払報告書、また「給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表」には対応していても、「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」や「不動産の使用料等の支払調書」には対応していないソフトもあります。
これらの支払調書に未対応のソフトを利用する場合は、支払調書の対象となる支払先が個人の場合支払先からマイナンバーを紙で収集、紙のまま保管し手書きで支払調書を作成することになります。従業員などのマイナンバーはPCで管理し、支払先のマイナンバーは紙で管理と、それぞれに応じた安全管理措置を講じておく必要があります。
