セガ エンタテインメントは、200店に上るアミューズメント施設の運営において、本部と店舗との間で用いるコミュニケーションツールを2014年6月に刷新した。新ツールでは、本部から店舗への指示や、店舗から本部への報告、店舗内スタッフ間の情報共有などが効率化され、接客業務に注力できるようになった。
以前のセガ エンタテインメントでの店舗では、接客以外の業務の効率化が課題となっていた。例えばゲーム機器メンテナンスや景品の検品・補充、責任者では本部への日々の売り上げ報告やスタッフのスケジュール管理などだ。
さらに、新たなゲーム機導入などに伴うキャンペーンやイベント準備のほか、本部から指示される作業も多いという。これまでの本部から店舗への連絡手段としては、メールとポータルの両方が用いられており、その両方をチェックしなければならなかった。
また、店舗内スタッフ間の情報共有にも課題があり、この本部から指示された作業を実際に誰が行ったか、誰が作業完了を本部に報告したか、といったことも一人一人をつかまえて聞き取ったり、レシーバを使って確認するなどの手間が掛かり、把握しづらい状態だった。
こうした課題に対し同社は2013年12月、これまで10年以上使い続けたポータルから新たなシステムへ切り替えることを決断。「店舗が情報過多に陥らず、適切な情報量のもとで業務を遂行できるか」「本部からの作業指示を店舗が実施したかどうかを確認できるか」といった、店舗業務の「あるべき姿」を重視して選定を進め、ドリーム・アーツの多店舗経営支援ツール「Shopらん」を採用することにした。
他製品にない店舗業務向けの機能を備えていることや、クラウドサービスで運用負荷が軽いこと、他ユーザーのベストプラクティスも取り入れて開発されてきた点などが、採用のポイントだったという。またセガ エンタテインメントではセキュリティ面も重視しており、導入時にはセキュリティサービスベンダーに依頼するなどして、問題ないと判断したとのこと。
Shopらん導入後、店舗スタッフや作業指示を出す本部スタッフは、効果を徐々に実感し始めているとする。ツールが情報を整理することで、重要な作業指示などが他の膨大な情報の中に埋もれることなく確実に把握でき、またShopらん上で素早く報告できるようになった。
逆に本部側でも、店舗に配信した指示や情報の既読率、作業実施率などが集計されることで、店舗側の状況を可視化した。作業に要した人員や時間も集計できるようになり、指示が店舗スタッフの負荷となっているかどうかも把握できるようになった。
同社では今後、店舗業務に関する情報の集約をさらに進めていく方針で、例えば売り上げ報告などの定期的な作業は、Shopらん上でフォーマットを作成し、作業を簡素化させていくという。また、Shopらんで収集したデータの分析も模索している。
