海外コメンタリー

進化する「Googleドライブ」、新たに追加された便利機能まとめ

Andy Wolber (TechRepublic) 翻訳校正: 藤本京子 2016年04月28日 06時00分

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

 初期のGoogleドライブは、主に「Googleドキュメント」や「Googleスプレッドシート」、「Googleスライド」などの保管場所としての役割を果たしていた。その後さまざまなファイルに対応するようになり、「Microsoft Office」との統合も実現した。

 それでもまだ使いにくい部分が残っていた。Googleドライブで同期するクライアントの設定はあまり自由が利かなかったし、Office用のプラグインは「Outlook」をサポートしていなかった。これまで共有ファイルサーバを使っていたシステム管理者は、Googleドライブを正しく設定するのに苦心していた。他にも使いにくい部分を挙げればきりがなかった。

 それが、ここ数カ月間でリリースされた機能は、一見マイナーだが大幅なサービス改善につながるものだ。

1. 同期フォルダの選択が可能に(Windows、Macに対応)

MacでもPCでも、同期するGoogleドライブ内のフォルダが選択できる
MacでもPCでも、同期するGoogleドライブ内のフォルダが選択できる
提供:Andy Wolber

 まず、Googleドライブ内でどのファイルやフォルダを自身のデバイスに同期するか選択できるようになった。

 Googleドライブの同期アプリに追加されたこの新機能で同期フォルダを選択すれば、デバイス内のハードディスク容量が削減できる。例えば、Googleドライブ内に保存している200Gバイト以上のファイルのうち、100Mバイトのみを同期することも可能だ。「Chromebook」で機能を補完して使うことを想定しているような安価な「Windows」システムをはじめ、ハードディスクの容量が限られているMacやWindowsであれば特にこの機能が役に立つ。

 この機能は、ネットワークトラフィックの削減にも有効だ。接続されているデバイス数が多い場所では、この機能によって大幅に環境が改善されるだろう。誰かがファイルに変更を加えたとしても、そのファイルを同期するよう設定した人だけが帯域を使用することになるためだ。大容量の「PowerPoint」ファイルに小さな変更を加えた際に、企業内全員のデバイスで再同期が発生することもなくなるのだ。特定のファイルを同期しないよう設定した人も、ブラウザからいつでもそのファイルにアクセスできる。自分が必要なフォルダだけ同期すれば済むのである。

 Googleドライブのアプリでは、選択したフォルダだけでなく、Googleドライブ内のメインドライブである「マイドライブ」の最上位にある個別のファイルも常に同期されるようになっている。筆者は、「マイドライブ」ディレクトリにさまざまなファイルを何年間にもわたってため込んでいたのだが、あるサブフォルダを同期した際、アプリが選択したファイルと同時に「マイドライブ」ディレクトリにあるすべての個別ファイルも同期したため、4.8Gバイトものファイルを同期することになってしまった。そこで筆者は、「マイドライブ」ディレクトリ内のファイルを他のサブフォルダに移動、同ディレクトリにてデフォルトで同期するファイルの容量を0Mバイトまで削減した。つまり、同期機能を最大限に管理したいのであれば、ファイルの保管場所を変えた方がいいかもしれないということだ。

 同期フォルダ選択機能の設定は、MacまたはWindowsにてGoogleドライブアプリをインストールするか更新し、セットアップ時に同期したいフォルダを選択すればよい(Chrome内であれば、オフラインでも特定のGoogleドキュメントやGoogleスプレッドシート、Googleスライドなどのファイルにアクセスできるよう選択可能だ。企業で利用する場合、「Google Apps」の管理者がこの機能を無効にすることもできる)。

2. ファイルのアクセス期限を設定する(ブラウザ向け機能)

 共有ファイルに対し、有効期限が設定できるようになった。一時的にドキュメントへのアクセス権限を与える際に便利な機能だ。

 誰かとファイルを共有する際、いつものように名前やメールアドレスを入れ、アクセス権限を「コメント可」か「閲覧者」に設定し、招待する。次に、再度共有ボタンを選び、詳細設定を選択。ファイルを共有した人の名前が書かれた行にカーソルを動かすと、時計のアイコンが表示される。時計を選択し、ファイルにアクセスできる期限をそこで設定する。現在の日付から1年以内で好きな日程が設定できるようになっている。

(編集部注:この設定は、職場や学校などの団体でアカウントを使用している場合にのみ利用できる)

3. サードパーティーアプリに対応


Android版Googleドライブアプリでは、Googleドライブ内で他のアプリを使ってファイルを開き編集することができる。例えば、Googleドライブアプリ内にて、MarkdownファイルをiA Writerアプリで開いて編集することも可能だ
提供:Andy Wolber

 「Android」向けGoogleドライブの最新版では、Googleドライブからファイルを開いて編集し、ドライブ上に保存できるようになった。GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシート、Googleスライドにてこの機能が使えることはもちろん、他のファイル形式にも対応する。例えば、Android用Googleドライブアプリ内でMarkdownファイルを選び、iA Writerといったサードパーティー製のMarkdownエディタを使って編集することもできるのだ。編集した内容はGoogleドライブに保存される。「Snapseed」や「Googleフォト」などの画像エディタを使って画像を編集することも可能だ。

 Windows版Googleドライブでは、Office用プラグインでOutlookの添付ファイルがサポートされるようになった。つまり、Outlookメールで受信したファイルをGoogleドライブに保存できるほか、送信メールにGoogleドライブ内のファイルを添付することも可能だ。

4. 操作方法の解説を改善


管理者に向け、使い方がよりわかりやすく解説されている。例えば、企業内でファイル共有する際には、このように3つの段階を踏んで設定するようにとある
提供:Andy Wolber

 このほか、ユーザーや管理者に向けたオンラインの操作方法解説ページが大幅に改善されている。Google Appsラーニングセンターでは、Googleドライブの基礎が学べるほか、BoxやDropbox、Microsoft OneDriveなどから移行するユーザーに向けたさまざまな情報も提供している。

 管理者に対しても、操作方法がよりわかりやすく解説されている。これまでは、一般的な小規模オフィス向けファイルサーバを使っていた管理者がGoogleドライブの共有機能を設定しようとすると、何ページにもわたるドキュメントに目を通す必要があったのだが、今では簡潔なイラストつきの説明書が1ページ用意されていて、企業内でファイル共有する際の設定プロセスが3段階で順に解説されている。

まとめ

 ここで紹介した機能を全部まとめると、真のユーザーが本当に望んでいることに対し、Googleドライブ部門がいかに真剣に取り組んでいるかがわかる。多くの機能がMicrosoft OfficeユーザーやWindowsユーザーに向けたものであることも、その取り組みの表れと言えよう。

この記事は海外CBS Interactive発の記事を朝日インタラクティブが日本向けに編集したものです。

ZDNet Japan 記事を毎朝メールでまとめ読み(登録無料)

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

この記事を読んだ方に

関連ホワイトペーパー

連載

CIO
デジタル“失敗学”
IT部門の苦悩
Rethink Internet:インターネット再考
インシデントをもたらすヒューマンエラー
トランザクションの今昔物語
エリック松永のデジタルIQ道場
研究現場から見たAI
Fintechの正体
米ZDNet編集長Larryの独り言
大木豊成「仕事で使うアップルのトリセツ」
山本雅史「ハードから読み解くITトレンド放談」
田中克己「2020年のIT企業」
松岡功「一言もの申す」
松岡功「今週の明言」
内山悟志「IT部門はどこに向かうのか」
林 雅之「デジタル未来からの手紙」
谷川耕一「エンプラITならこれは知っとけ」
大河原克行「エンプラ徒然」
内製化とユーザー体験の関係
「プロジェクトマネジメント」の解き方
ITは「ひみつ道具」の夢を見る
セキュリティ
「企業セキュリティの歩き方」
「サイバーセキュリティ未来考」
「ネットワークセキュリティの要諦」
「セキュリティの論点」
スペシャル
ざっくりわかるSNSマーケティング入門
課題解決のためのUI/UX
誰もが開発者になる時代 ~業務システム開発の現場を行く~
「Windows 10」法人導入の手引き
ソフトウェア開発パラダイムの進化
エンタープライズトレンド
10の事情
座談会@ZDNet
Dr.津田のクラウドトップガン対談
Gartner Symposium
IBM World of Watson
de:code
Sapphire Now
VMworld
Microsoft WPC
Microsoft Connect()
HPE Discover
Oracle OpenWorld
Dell EMC World
AWS re:Invent
AWS Summit
PTC LiveWorx
吉田行男「より賢く活用するためのOSS最新動向」
古賀政純「Dockerがもたらすビジネス変革」
中国ビジネス四方山話
ベトナムでビジネス
米株式動向
日本株展望
企業決算
このサイトでは、利用状況の把握や広告配信などのために、Cookieなどを使用してアクセスデータを取得・利用しています。 これ以降ページを遷移した場合、Cookieなどの設定や使用に同意したことになります。
Cookieなどの設定や使用の詳細、オプトアウトについては詳細をご覧ください。
[ 閉じる ]