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記事まとめ「テレワーク常態化で見えたこと」

3日の作業を10分に短縮--名城大学が学生の申請処理を電子化

NO BUDGET

2017-08-29 15:36

 名城大学(愛知県)はこれまで、各種申込書や奨学金の願書、志望理由書などを学生から手書きで収集し、事務局側がExcelに手作業で再入力していた。年間200人以上の申し込みがある海外英語研修プログラムでは、スタッフ一人あたり3日程度の作業時間が掛かっていたほか、学生に電話で確認を取ったり、手直しをしてもらったりと手間が生じていた。

 こうした課題を解決するには、申込書や願書をウェブで受け付けるようにして事務局側のデータ化作業を削減するほか、学生側の修正もウェブで行えるようにすることで、双方の負荷を軽減できる仕組みが求められていた。

 ウェブアプリケーションを構築には、パイプドビッツのクラウド型情報管理システム「SPIRAL」を活用した。フォーム機能で申請受付や情報変更のフォームを容易に作成できる点、データベース機能で情報の検索や編集、加工、登録が容易である点などを評価した。

 Excelへの再入力で発生していた人的ミスがなくなり、チェック作業が軽減するなどの効果が得られ、作業時間を10分程度に短縮できた。

構築されたシステムの概要
構築されたシステムの概要(出典:パイプドビッツ)

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