文書管理はワークフローを中心に考えるべき
個々の文書に対するガバナンスを徹底することで、単に保存・保管するだけではなく、さまざまな業務において効果的に活用することが可能となる。
とはいえ、企業にとってあるべき文書管理を確立することは容易ではない。そもそも文書管理という概念そのものが多様な機能の集合体として成り立っているため、単一のパッケージ製品を導入するだけでは問題を解決できないのだ。
紙文書の電子化にはじまり、文書ライフサイクル（発生→伝達→活用→保管→保存→廃棄）管理、バージョン管理、アクセス権限管理、改ざん防止など考慮すべき要件は多方面にわたる。これらの機能を自社のビジネス特性に合わせて導入・運用するためには、複数のソリューションを全体最適の観点から有機的に連携させる高度なインテグレーションが必要となる。最初から一気に「あれもこれも」と求めたのでは、個々の機能が中途半端なままで実装されてしまい、結局誰にも使われない文書管理システムに陥ってしまう恐れがある。
NTTデータイントラマート セールス＆マーケティング本部 営業企画推進G グループリーダー 堀雅博氏
では、文書管理はどこから、何から始めればよいのだろうか――。「文書管理はワークフローを中心に考えるのが出発点となる」と語るのは、NTTデータイントラマート セールス＆マーケティング本部 営業企画推進Gのグループリーダーを務める堀雅博氏だ。「ワークフローに基づいて業務や人とひも付けながら文書の作成、確認、編集、承認、通知配信、保管・廃棄などをタイムリーに実行することで、文書管理の骨格を固めることができる」と堀氏は説く。そして、この骨格のもとでそれぞれの文書の特性に応じたルールおよびその運用を支援するソリューションを実装していくわけだ。
例えば、承認後の文書について、どのフォルダに保存し、各フォルダに対してどのようなアクセス権限を設定するのか、明確なルールに基づいた運用を行うことで情報漏えいリスクを低減するセキュリティを担保することができる。
また、e-文書法や電子帳簿保存法の対象となる文書については、第三者機関が運営する電子署名やタイムスタンプなどの機能により改ざん対策を講じて原本性を保証する。
一方、利用面からぜひ検討してほしいのがポータルの活用だ。ファイルサーバをはじめ社内のさまざまなシステムに分散している文書をポータルに集約することで、業務視点に基づいて文書を一覧化して提示し、高度なアクセシビリティやトレーサビリティを実現することができる。NTTデータイントラマートが提供する文章管理システムのユーザーである大手シンクタンクは、ポータルのバックエンドで文書管理とワークフローを連携させることで情報共有環境を刷新し、コミュニケーションスタイルやワークスタイルを変革する基盤を整えたという。
