サイボウズLiveの移行先に最適なサイボウズ製品はないとのことだが、実際に移行したらどうなるのだろうか。そういったサイボウズLiveからの移行経験者の一人、ジョイゾー（江東区）の四宮靖隆氏の実体験を例として見てみよう。
PTAの経験で身を以て体感するシステムの必要性
ジョイゾーの”Mr. kintone”四宮氏
kintoneに特化したビジネスを展開するジョイゾーで社長を務め、「ミスターkintone」という別名もある四宮氏。プライベートでは2年前からPTAに所属、今では副会長を務めているが、PTAのような任意団体や非営利団体（NPO）でのシステムの 必要性を痛感しているという。
「PTAを例に挙げると、自分たちの学校とPTA間、所属地域は当然として、他の学校、その校長、はたまたそのPTAなど、多くの人々との情報のやり取りが必要。一方、共働きやワーキングマザーが増加し、情報共有する場所や時間は減少している。時間や場所にとらわれず、情報を共有できるシステムがないと、活動時間そのものが減ってしまう」。自分が所属するPTAの現状だけでなく、そういった仕事の相談も多く受けるという。
情報を共有できるシステムが必要な理由は、一時の情報共有に留まらない。以前は学校側から情報の開示があった保護者のリストなど、個人情報保護の観点から学校の管理体制が厳重化。共有できないことが多くなり、自分たちでリストを作成、そのセキュリティを担保し、管理する必要が生じているという。
「必要性はPTA以外でもあてはまるのでは」（四宮氏）
IT活用が進んでいるといわれるような団体の多くの実情は、Excelでの管理になるという。イベントごとでリストを様々に作成するなどによるリストの枝分かれ、メンバーの入れ替わりによる度重なるパスワードの管理など、Excel管理に追われる状態が多発。それどころか、未だに紙での保管だったり、そもそも保管していないなどの状態も散見されるという。情報活用に時間がかかったり、活用できない例も多いと説明する。
四宮氏の場合は、多くの知識やノウハウは“ベテラン会員”に依存し、属人化していたという。そんな中、PTA入会1年後には一斉にベテラン会員が退会。聞き出すことすら困難な状況に陥り、システムの重要性を痛感したという。
タイムリーに情報共有でき、後で履歴を参照できる“ストック”的な使い方も可能で、かつ無料で使用できるというサイボウズLiveの導入は、そういった状況を払拭するはじめの一歩となったという。「ITに詳しい役員はおらず抵抗感もあったが、無料ということもありなんとか導入できた。しかし、その矢先に“サイボウズLive終了”があった」（四宮氏）と振り返る。
kintoneだけでは厳しい
サイボウズLiveからの移行先にkintoneを選択した理由としては2点を述べている。「kintoneには業務システムに必要なデータを蓄積する“データベース”、課題を進める“プロセス”、それらの過程に発生する“コミュニケーション”の3大要素がある。ノウハウもあったので、何か必要になれば、アプリの構築も出来る」（四宮氏）。用途に合う機能を備える点、拡張方法がある点を挙げた。
3大要素を兼ね備えるという
kintoneを選択する際、そもそもいずれかのシステムへの移行を検討するにあたり、金額は大きなハードルだったという。「通常のkintone（ライトコースでも1ユーザー税別月額780円）では、本部だけでも月に7000～8000円ほどが必要。多くの人と使おうとするとさらに増えていく。とてもではないがPTAの予算では活用できない」（四宮氏）
今回の移行は、サイボウズが2018年4月に開始した「チーム応援ライセンス」を活用。NPOに加えて特定条件を満たす任意団体やチームを対象に、サイボウズOfficeやkintoneなどを含めたcybozu.comの各サービスを300ユーザーまで年額9900円で提供するという仕組みで、PTAなどの任意団体やボランティア団体、同人サークル、はたまたマンションの管理組合など。活動目的が明確で非営利な団体向けが適用できる。「年間1万くらいであればなんとか捻出できる、というところが多いのではないか」（四宮氏）
実際には、kintoneと併用してLINEも活用。情報の蓄積、管理と、溜めた情報に対するコミュニケーションにはkintone、それ以外のリアルタイムで情報を残す必要がない内容にはLINEという、情報の属性に合わせて使い分けていると語る。「それぞれのシステムに特長があるので、どちらかに統一しようとすると不都合が出てくる」（四宮氏）と、1人のユーザーとしての感想を語る。
とはいえ、kintone単体で見た場合も導入効果は大きいようだ。活動をログとして残し、情報の属人化を解消。ユーザーごとにアクセスを制限できることでセキュリティも担保しつつ、クラウドサービスのため時間や場所に左右されることもない。学校に集合せずに活動ができているようだ。
メリットの一つとしてあげていたアプリの構築は、極力していないという。「カスタマイズしてもいいのだが、またすぐに属人化してしまう。何かあったら誰でも変更できるよう基本機能をしっかりと使うことを心がけている」（四宮氏）。カスタマイズに留まらず、システムの押しつけすぎは配慮しているという。
「システム部分の完成度は8割くらいに抑え、アナログなどの今までの部分と無理ない範囲で共存させることを重視している。まずは使ってもらい、抵抗感をなくす。システムは走りながら必要に応じて変えていけばいい」（四宮氏）
導入効果
成功の秘訣
