会議といっても「共同作業を進める」「意思疎通を図る」「プレゼンテーションをする」「クレームを原因を追求して対策を練る」「プロジェクトで議論する」などさまざまだ。内田洋行は「会議の形態や内容はさまざま」とし、会議室の利用実態を把握するための情報収集や分析が重要になると説明している。
今回発表した新サービスは、調査対象となる場所にどれだけの時間や人数が集中しているかを把握するために会議室やオフィス執務室、オープンスペース、外出先、自宅などのワークプレイス別に利用状況の割合や月別の変動と推移などを計測して利用状況を分析。分析結果をもとにワークプレイスの需要を予測することも可能という。
会議改善診断サービスは「会議改善診断PoC（概念実証）」「会議改善ダッシュボード」などのメニューで構成される。会議改善診断PoCは、利用状況の調査データに基づいて診断、アドバイスする。会議改善ダッシュボードは基本サービスと拡張サービスの2種類がある。
会議改善ダッシュボードの基本サービスは、Microsoft 365のデータを使ってSmartRoomsのエンドユーザーに各種統計データの情報を提供。拡張サービスは、基本サービスに加えて、センサなどの他のシステムのデータを統合して、利用頻度の高い会議室、オープンスペースの稼働率や利用人数の推移などをダッシュボードで提供する。
会議改善ダッシュボードに活用するITツールを構築、導入を支援するサービスやPoCで定義したテーマと分析したデータを活用した診断するサービスも用意されている。
ダッシュボードのイメージ（出展：内田洋行）
今回のサービスでは、SmartRoomsやMicrosoft 365、Office 365に蓄積されるメタデータを分析して、組織の活動状況や生産性などを分析するサービス「Workplace Analytics」のデータを活用する。会議室やオープンスペースの利用状況、メールやスケジュール、ウェブ会議の利用ログから得られるデータをビジネスインテリジェンス（BI）ツール「Power BI」で分析して、組織間の連携度合いや個人の時間の使い方などオフィスワークの実態をデータで把握できる。
データ活用の仕組みでは、内田洋行グループのスマートインサイトが開発する、仮想データアプリケーション「Mμgen（ミュージェン）」とAPIで連携することも可能。SmartRoomsを起点に連携するグループウェアや日常的なオフィスワークのデータを集約、解析できる。
4月22日からサービスを開始するが、7月22日からは会議室での満足度調査や会議参加者の実態調査、会議議事の文字起こし、会議参加者の感情分析の提供を予定している。
