「Google Keep」というメモアプリが好きだ。Keepという文字の並びもいいし、語感もかわいい。それに何より直感的な操作感が気に入っている。一度使うと離れられないツールのひとつだと思う。
2018年にGoogle Keepの便利技を上半期と下半期に分けて紹介してきた。本連載もそれに続き、業務効率化・合理化に役立つGoogle Keep便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第1回目で、PCで使う場合を想定。
1．ラベルを付けて、メモを整理整頓する
Google Keepは軽快な使用感で、議事録や打ち合わせのメモをサクサクと取るのに適している。しかし、適切な管理をしないまま、ただただメモが溜まると、収集がつかなくなる。それでは何のためにメモを取っているのかわからない。
そんなときに備えて、メモを取る度に追加しておきたいのが「ラベル」だ。「タグ」のようなものだと考えてほしい。
作成したメモを閉じる前に、「その他のアクション（点が縦に3つ並んだボタン）」→「ラベルを追加」をクリック。ラベル名を入力・作成すると、ラベルが追加される。
ちなみにラベルは複数個付けることができる。会議名や実施月など、後で取り出しやすく、整理しやすいラベルを付けておこう。
2．To doリストとして業務内容を管理する
Google KeepはTo doリストとしても使えるのをご存知だろうか。新規メモを開き、「その他のアクション」→「チェックボックスを表示」をクリックしよう。
「＋リスト アイテム」が表示されたら、そこへTo doリストに入れたい項目を入力。リストの項目を並べ替えるときは、項目の左端にカーソルを持ってきて、ドラッグ・アンド・ドロップで移動させれば良い。
リストを階層化したいときは、リストの項目並べ替えのとき同様、項目の左端にカーソルを持ってきて、ドラッグ・アンド・ドロップで右へ移動させる。左へ移動すると元に戻る。
タイトルに「2019/4/4のTo do」というように日付を入れて管理すれば、いつ、何に取り組んだか確認しやすくもなる。
To doリストを使って仕事を進めていくメリットは、現状、自分が何を終わらせていて、何が残っているのかを確認できることだ。さらに、後で見直したときに、自分がいつ、どれだけの仕事をやってきたか、ひと目でわかるのもうれしい。自信にもつながるのでおすすめしたい。
3．メモを1クリックで「Google ドキュメント」へ移管する
Google Keepでメモを取るとき、あまりにも長文になると、使いづらいと感じる。というのも、「Word」などと比べると、メモひとつ分のサイズが決して大きいとは言えないからだ。
画面いっぱいにメモが表示されるわけではない。だから、適度に長い文章になってきたときは、“別のツールに移行する方法”をおすすめしたい。
メモを開いた状態で、「その他のアクション」→「Google ドキュメントにコピー」をクリックする。「Google ドキュメントにコピーしました」との表示が出たら完了。
「Google ドライブ」を見にいくと、新規のGoogle ドキュメントが追加されている。Google Keepで設定したタイトルが太字で、本文が通常の文字で表示されている。
議事録が長くなりすぎたとき、その他のメモが長すぎて管理しづらくなったときなど、この機能を試してみよう。Google KeepとGoogle ドキュメントをシームレスに行き来できるのは、とても便利で粋な計らいだなと感じる。
第2回に続く。
