ハードディスク、USBドライブ、CD/DVDなどのメディア、ファイルサーバー、ネットワーク接続ストレージ（NAS）…ストレージの選択肢は多種多様です。それぞれについて、バックアップを取ったり、故障に対応したりすることは意外に時間のかかる作業となりますが、Dropboxを利用することで、これらの管理時間が大幅に削減できます。今回は、個人で利用しているストレージやデータ管理についての時間削減テクニックをご紹介します。
バックアップにかける時間、復元にかける時間を削減
USBドライブやハードディスクなどの記憶媒体は十分信頼できるものですが、破損する場合もあります。筆者もこれまで何度かハードディスクが故障し、データを失ってしまったこともあります。その経験から様々な手段でデータをバックアップしてきました。たとえば、USBドライブやDVD、または複数のハードディスクにバックアップを取るといった方法です。
バックアップは専用ソフトウェアを使えばある程度手間が省けますが、バックアップ用のストレージ容量が不足したり、取得したバックアップから復元したりするのも意外と手間のかかる作業です。
Dropboxにすべてのファイルを置いて管理するようになってからは、バックアップということすら気にせずに安心して利用できるようになりました。パソコンを買い換えた場合でもDropboxを設定してしばらく待てば、ファイルは元通りに利用することができます。
複数のメディアを管理する時間を削減
筆者もDropboxに完全移行する前は複数のUSBドライブ、DVD、ハードディスクを利用していました。その際、どのメディアにデータを入れたか把握するのは意外と手間のかかる作業でした。それぞれにラベルを貼ったり、内容一覧を作成したりするなど相応の時間が必要です。
ラベルを貼って管理はしているものの、貼り忘れたり更新し忘れたりするなど、ラベルの内容と実際のデータが一致しないメディアもあります。また、メディアを一箇所にまとめて保管しているつもりでも、時間的余裕がない時に別の場所に置いてしまって行方不明になることもしばしば発生しました。
複数のメディアにデータを保管していると、すべてのコンテンツを一覧することができないため、必要なファイルがどこにあるか探すために意外と時間を取られてしまいます。Dropboxにまとめて管理すればこういった問題はなくなりますし、検索機能を利用してすぐに必要なファイルを探し出すことができます。
Dropbox Plusでは1TBまで、Dropbox Professionalでは2TBまで、Dropbox Businessではプランに応じてさらに多くの容量を用意しています。ほとんどのデータを一か所で管理できます。
Dropboxでファイルの断捨離
Dropboxでは、削除済みファイルもDropbox Basic、Dropbox Plusでは30日、Dropbox ProfessionalやDropbox Businessでは120日前の分まで復元することができます。また、バージョン履歴も同様に30日または120日間の保存期間がありますので、誤って上書き保存してしまった場合でも簡単に復元することができます。
さらに、Dropbox ProfessionalやDropbox Businessで利用できる、オンライン、オフラインどちらでの使用なのかを選択できるスマートシンク機能を利用すれば、PCのストレージ容量を気にせずに整理整頓することができます。
