前回は建設現場での移動時間にまつわる時間削減や、外回り営業、出張といったケースでの時間削減を紹介しました。今回はチーム作業における時間削減を紹介します。
安全で秩序ある作業環境を整える
チーム作業を始める前に大事なことは安全かつ信頼して利用できる作業環境を整えることです。
アイデアをまとめたり、デザインを考案したり、見積もりや資料を作成したりといった作業には集中力が必要です。ブレーンストーミングやグループディスカッションのようにチームで進める場合でも、作業を分担して担当ごとに集中して作業をする場合でも、検討事項とは関係のない事柄に遮られると集中力が途切れがちです。再び集中力が戻ってくるまで相応の時間が必要となるでしょう。
しかしながら、中断は頻繁に発生します。ホワイトボード用のペンのインクが切れる、電話がかかってくる、作成中の資料を間違って削除する、上書き保存してしまう――。些細なことですが、時間とあわせて集中力という目に見えない資源まで失ってしまいます。
たとえば予定作業時間が2時間の作業が中断によって何度か分断されてしまった場合を考えてみましょう。中断時間が1分 × 5回であったとしても全体の時間は2時間5分とはならず、各中断からの回復に5〜10分程度の時間がかかり、全体で3時間程度が必要となってしまうケースもあるはずです。
Dropbox BusinessとiPadなどのタブレットの導入後は、図面はすべてiPadで現場からアクセスでき、現場写真などもその場で本社へ送付可能になりました。CADソフト「AutoCAD」のファイルもプレビューでき、タブレットやスマートフォンから確認できます。持ち運ぶ資料、移動の削減で品質向上やコスト削減、残業削減や定時退社といった効果があるようです。
集中力からの回復時間という無駄を削減するには、中断をいかに減らせるかがポイントです。中断を発生させないため、ペンなどの在庫をダブルビン方式で管理する、集中時間を設け一定時間電話をサイレントモードにする、作成している資料がすぐに復元できるように準備する――など、チーム内で合意した方法で運営すると良いでしょう。
動画にもコメントやレビュー
Dropbox Businessを使ってチームの作業を進めれば、作業の様々なステップで集中力を途切れさせないため、余分な時間を削減できます。
Dropboxを使ってファイルを管理していれば、間違って削除してしまったファイルの復元、上書き保存してしまったファイルをバージョン履歴から簡単に復元できます。また、万が一マルウェアなどに感染し、ファイルが暗号化されてしまったり削除されてしまったりした場合でも同様に復元できます。
このように安心して作業できる環境を整えておくことで、中断の削減、中断からの回復時間の削減ができます。
手間のかかる作業の一つに、資料のレビューが挙げられるでしょう。確認してくれるチームメンバーや上司は「電話やメールで3ページの12行目に誤字がある」とか「10ページ目のグラフは色分けを変えた方が見やすい」といったかたちでの指摘が多いのではないでしょうか。しかし、メールや電話でこういった情報を伝えるのはなかなかもどかしく、手間がかかります。
