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第5回:業種や業態が異なっても課題は同じ(後編)チーム作業でもムダを削減 - (page 2)

岡崎隆之 (Dropbox Japan)

2019-06-03 07:00

 DropboxではOfficeドキュメントやPDF、画像ファイル、動画ファイル、AdobeのIllustratorやPhotoshopといったファイルをウェブブラウザやモバイル端末からプレビューでき、資料をレビューしてくれるチームメンバーや上司に送付できます。プレビューした資料に直接コメントをつけることが可能で、コメントはページや指摘したい範囲を指定して書き込むことができます。レビューする側もされる側も直感的に指摘事項を理解することができます。コメントは通知として表示され、電話のように相手側の作業をむやみに中断する心配もありません。

プレビューとコメント
プレビューとコメント

 指摘事項を更新したのち、コメントを「解決済み」にチェックすれば修正漏れの心配もなく、わざわざ別のTODOリストで指摘事項を管理する必要もありません。

 動画の場合は何分何秒といった再生位置に対してコメントできます。プレゼンテーションの練習風景を録画すれば、お互いに良かった点など反省に生かすことができます。部活動などでは、たとえばサッカーの試合でシュートが決まった瞬間や失点のポイントにコメントし、チーム内のブリーフィングに利用できます。このような利用方法はスマートフォンを利用して動画の撮影から共有、コメントまで、すべてモバイル端末だけで完結することも可能です。

 プレビューやコメントはiOSやAndroidなどモバイル端末からも利用できます。外出先からチームメンバーが作成中の資料を確認でき、場所や時間の制約がなくなります。

 会議中にメンバーから依頼された資料や、移動中など思いついた時にすぐ別の共同作業するメンバーに資料共有できる点も大きなメリットです。後から共有しようとしても別の作業で頭がいっぱいになり、ついつい忘れて数日経って催促されてようやく共有した、といった失敗経験がある方もいるかもしれません。

 このように、思いついた時にすぐ共有したり、レビューしたり、コメントしたりすることで作業はより効率的になります。共有やコメントは相手に通知として届くため、相手の集中をとぎらせるかどうか心配する必要はありません。

 もし、Dropboxを使って作業をする際に集中したい場合には「通知をスヌーズ」機能を利用できます。30分、1時間など設定した時間内は通知を表示しないように設定可能です。

 このようにDropboxは集中力を途切らせないことを前提に、通知やユーザーインタフェースなど改善を続けています。共同作業用アプリ「Dropbox Paper」では、画面上の余分な要素をギリギリまで取り除き、より作業に集中できるよう工夫しています。この成果が評価され2018年度のグッドデザイン賞を受賞しています。

 最終回となる次回はDropbox Paperを使ったミーティングに関する時間削減テクニックをご紹介いたします。

(第6回は6月中旬にて掲載予定)

岡崎 隆之
Dropbox Japan テクニカルアーキテクト
サン・マイクロシステムズ、ACCESS、グリーを経てエンタープライズ分野からコンシューマー分野に渡る様々な分野でのエンジニアリングに従事。開発生産性や、チーム間の共同作業について様々な施策を実施し生産性向上に貢献。2015年からDropboxカスタマーサクセスチームに所属し、お客様の生産性向上に貢献している。

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