新年度、異動や転職などで、新たな仕事を始めた人も多いだろう。2カ月弱経過した現在、新しい業務にも徐々に慣れてきた頃ではないだろうか。
もし、時間に少し余裕ができたなと感じているなら、その時こそ、いつの日か誰かに業務を引き継ぐときのために、マニュアルを作って備えておくのをおすすめしたい。
そうしておくと、いつか自身が急な異動や退職などで、チームを去ることになったり、産休や育休、介護休暇などを取得して、現場から一時的に離れたりする際、仕事をスムーズに引き継ぐことができる。
今回は「Evernote」で簡単にできる社内マニュアル作成および整理術をご紹介する。業務に欠かせない情報を「後任者やチームのため」にわかりやすくまとめてみよう。
マニュアルを収めるノートブックを作る
まず、「ノートブック」→「新規ノートブック」から、マニュアルを格納するノートブックを作っておこう。ノートブックは「フォルダ」のような感覚で使うものだととらえてほしい。
たとえば、ウェブページ制作や更新などに関するマニュアルであれば、「Web」など誰もがわかりやすいようなノートブック名を付けるといい。他にも、面接や人事、経理などのマニュアルであれば、それぞれ「面接」「人事」「経理」などのノートブックを作り、そこへ収めていくとシンプルで使いやすいと思う。
「Web」と名付けたノートブックには、ウェブページ制作や更新などに関するノートを入れていくことになる。ひとつのテーマを軸にした情報を蓄積していけるのがノートブックだ。
一方、マニュアルはマニュアルのみで管理したい場合、「マニュアル」というノートブックをひとつ作り、そこにはマニュアルだけを格納していく手もある。
どちらのスタイルが自分やチームに合っているか、自分たちにはどちらが使いやすいか検討し、好みのやり方を選んでほしい。
タイトル、タグ、ノートブックにも気を配ってノートでマニュアルを作成
続いて、個別のマニュアル作成に進む。「新規ノート」を開いて、マニュアルを作成しよう。テンプレートを使うもよし、本文内に一から書き込むもよし。ノートの使い方は自由だ。
