「Evernote」だから簡単にできる--請求書や領収書の管理術 - (page 2)

池田園子

2019-08-14 07:30

 各ファイルをクリックすると別ページが開き、ブラウザ上でPDFを閲覧したり、ダウンロードしたりできる。

請求書を閲覧

 特定の請求書で記載ミスや不明点があり、関係者とやりとりしたいときは、各請求書と紐づくURLをメッセンジャーなどで共有するといいだろう。

対応ステータスをタイトルに入れて管理する

 当月の請求書を集めた新規ノートが完成したら、タイトルに「対応ステータス」を追記してみよう。たとえば、経理部が確認・処理してくれたら「経理対応済」として、すべての作業は完了となる。

 逆に、事業部の対応が引き続き必要な場合もある。たとえば、未着分の請求書があったり、金額ミスがあったために再発行を依頼していたりするときは、「未着分回収中」「金額誤り分回収中」など、タイトルに入れておくと、現状どんな状況にあるのか、関係者が一目で確認できる。

対応ステータスをタイトルに入れる

請求書管理シートもEvernoteに作成してシームレスな管理を

 受領した請求書と照らし合わせ、社名や金額、担当者、請求書受領の有無を管理するための表(シート)を「Excel」等で作っている会社もあると思う。

 もし、Evernoteで管理するなら、新規ノート上に管理表を作ってみてはどうだろうか。こちらも「操作」ボタン→「移動」をクリックし、当月分の請求書を格納するノートブックを選択し、ノートを移動させておこう。

 2019年8月分の請求書や領収書に関するノートはすべて、「2019年8月請求書」ノートブック内に格納する、といった具合だ。

請求書管理シート

 この管理表も、関係者全員が閲覧・編集できるようにしておけば、各自が情報を随時更新でき、常に最新情報をEvernote内に置いておくことができる。担当者が体調不良等で休んだ場合、別のメンバーが代理で対応できるのもメリットだ。

 なにかと手間がかかり、煩雑で面倒だと感じがちな事務処理こそ、Evernoteを取り入れてみてほしい。ペーパーレスでシームレス、スムーズな情報共有がかなうやり方なら、ストレスを感じることも少なくなるのではないかと思う。

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