各ファイルをクリックすると別ページが開き、ブラウザ上でPDFを閲覧したり、ダウンロードしたりできる。
特定の請求書で記載ミスや不明点があり、関係者とやりとりしたいときは、各請求書と紐づくURLをメッセンジャーなどで共有するといいだろう。
対応ステータスをタイトルに入れて管理する
当月の請求書を集めた新規ノートが完成したら、タイトルに「対応ステータス」を追記してみよう。たとえば、経理部が確認・処理してくれたら「経理対応済」として、すべての作業は完了となる。
逆に、事業部の対応が引き続き必要な場合もある。たとえば、未着分の請求書があったり、金額ミスがあったために再発行を依頼していたりするときは、「未着分回収中」「金額誤り分回収中」など、タイトルに入れておくと、現状どんな状況にあるのか、関係者が一目で確認できる。
請求書管理シートもEvernoteに作成してシームレスな管理を
受領した請求書と照らし合わせ、社名や金額、担当者、請求書受領の有無を管理するための表(シート)を「Excel」等で作っている会社もあると思う。
もし、Evernoteで管理するなら、新規ノート上に管理表を作ってみてはどうだろうか。こちらも「操作」ボタン→「移動」をクリックし、当月分の請求書を格納するノートブックを選択し、ノートを移動させておこう。
2019年8月分の請求書や領収書に関するノートはすべて、「2019年8月請求書」ノートブック内に格納する、といった具合だ。
この管理表も、関係者全員が閲覧・編集できるようにしておけば、各自が情報を随時更新でき、常に最新情報をEvernote内に置いておくことができる。担当者が体調不良等で休んだ場合、別のメンバーが代理で対応できるのもメリットだ。
なにかと手間がかかり、煩雑で面倒だと感じがちな事務処理こそ、Evernoteを取り入れてみてほしい。ペーパーレスでシームレス、スムーズな情報共有がかなうやり方なら、ストレスを感じることも少なくなるのではないかと思う。