8年ほどGoogle カレンダーを使っている。今や紙の手帳も他のスケジュール管理アプリなども使わず、Google カレンダー一筋の、Google カレンダー愛好家である。
とにかく使いやすいのだ。予定を入れるときはもちろん、ちょっとしたTo do、忘れてはいけない細かいことを「終日の予定」として、メモ代わりに追加しておいて、それが終わると削除する。実に助かっている。
本連載では業務効率化・合理化に役立つGoogle カレンダー便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第3回目で、PCで使用する場合を想定。
1．マイカレンダーとその他のカレンダーの表示を切り替えて、予定確認をスムーズに
Google カレンダーのヘビーユーザーであればご存知かもしれないが、「設定ボタン」（歯車のような形のボタン）→「設定」→「カレンダーを追加」から、別のカレンダーを追加することができる。
以前の連載で紹介したことがあるため、軽く触れるにとどめるが、たとえば、プライベートで使っているGoogle カレンダーに、会社で使っている「G Suite」のGoogle カレンダーを追加する。そうすることで、ひとつのカレンダー上で、ふたつのカレンダーを閲覧できるようになるのだ。
カレンダーを追加すると、カレンダー画面左「マイカレンダー」下にある「他のカレンダー」内に、追加したカレンダーが表示される。私の場合だと「ikeda@xxxx.jp」というように、某会社組織で使っているG Suiteのメールアドレスが表示されている。
他のカレンダー内にある、追加したばかりのGoogle カレンダーのみ表示したい場合は、該当するカレンダー右にある3つの丸が縦に並んだボタン（「カレンダーと連動するメールアドレス（私の場合、上記のikeda@xxxx.jp）」のオーバーフロー メニュー）から、「このカレンダーのみ表示」を選択するといい。すると、マイカレンダー内のGoogle カレンダーやTo doリストなどが消え、G SuiteのGoogle カレンダーのみ表示される。
表示を戻したい場合は、消えてしまったGoogle カレンダーやTo doリストなどにチェックを入れるだけでOKだ。表示を自由に切り替えて、予定チェックの迅速化に役立ててほしい。
ちなみに、カレンダーを追加したばかりのときは、上記のように「ikeda@xxxx.jp」などとメールアドレスで表示されているが、「オーバーフロー メニュー」→「設定」からカレンダーの名称を変更可能だ。「A社関連予定」など、自分にとってわかりやすい名称に変えておくと良いだろう。
2．サブカレンダーを作成し、プロジェクト・業務ごとに管理する
Google カレンダーではメインのカレンダーとは別に、サブ的な位置づけのカレンダーを作成することができる。
「設定ボタン」→「設定」→「カレンダーを追加」→「新しいカレンダーを作成」からカレンダーの名前と説明を入力し、「カレンダーを作成」をクリック。カレンダー画面に戻ると「マイカレンダー」内に、新しいカレンダーが追加されているのを確認しよう。
ひとつのカレンダーで、いろいろなプロジェクトや副業などの予定を管理していると、ゴチャゴチャした見た目になるのが嫌……そんなときこそサブカレンダーを作るのがおすすめだ。
表示したいカレンダーだけにチェックを入れると視認性が上がる。プロジェクトや業務、その他プライベートな趣味別に分けて、サブカレンダーを作って管理するといいと思う。
3．外部のカレンダーを追加して、スケジューリングしやすくする
既存の公開カレンダーをGoogle カレンダーに追加することができる。これはとても便利な連携機能のひとつだと思う。
たとえば、業界関係者が集うイベントや勉強会、セミナーが開催される日時をとりまとめた公開カレンダーがあるとしよう。そちらを自分のGoogle カレンダーで閲覧できるようにしておくと、複数の画面を行き来することなく、Google カレンダーを見るだけで、その集まりに参加できるかどうかを確認したり、予定を入れたりしやすくなる。
追加の方法は簡単だ。「設定ボタン」→「カレンダーを追加」→「URLで追加」から、公開されているカレンダーのURLを入力する。このとき対応しているのは、末尾に「.ics」と付くカレンダーだ。
普段、そのカレンダー（仮にカレンダーAとする）を表示する必要がないときは、カレンダー画面左下、他のカレンダー内にあるカレンダーAのチェックを外しておけばいい。必要なときだけチェックを入れて、自分の予定と照らし合わせて使うのがおすすめだ。
第4回に続く。
