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リコー、クラウド型会議室管理システムを提供--空予約や長時間の会議を削減

NO BUDGET

2019-10-24 07:00

 リコーは、会議室や各種設備など社内のリソースを簡単に予約・管理できるクラウドサービス「RICOH スマート予約サービス」の提供を開始した。

 同社は、このシステムを自社オフィス内に導入して社内実践に取り組んできた。その結果、「全体の14%を占める『入室がなく自動キャンセルされた会議』のうち、 52%が再予約されて使われた」「会議の25%が終了予定時刻の5分以上前に終了できた」といった効果が確認された。

 同サービスは、「Microsoft Office 365」と連携し、予約されていても実際に使用されない空(から)予約や会議の長時間化などを削減する。Office 365アプリケーションから会議を予約すると、予約情報はシステムと自動連携するため、リマインダーとチェックイン/チェックアウト機能で空予約を削減できる。

 また個人ごとの利用率や空予約率、利用時間などを把握でき、「Microsoft Power BI」を使って利用状況を可視化する。これにより、管理者はユーザーや部屋ごとに利用率やキャンセル率などの使用状況を把握でき、社内リソースの効率的な運用につながる。

 さらにリコーの電子黒板「RICOH Interactive Whiteboard」と連携することが可能で、入退出する際に自動でスリープ状態のオン/オフを制御できる。

「RICOH スマート予約サービス」の利用イメージ(出典:リコー)
「RICOH スマート予約サービス」の利用イメージ(出典:リコー)

 会議室の予約情報管理は、Office 365のアプリケーションと各部屋に設置されたタブレット端末(ルームモニター)をクラウドと連携して行う。利用者は会議室への入退出時に、各部屋に設置されたルームモニターからチェックイン/チェックアウトするが、予約時刻を過ぎてもチェックインされない場合には自動キャンセルとなり、Office 365上に空室として反映され、他の利用者が代わりに使用できるようになる。また、あらかじめ設定された会議終了時刻を過ぎた場合は、端末から音声アラートで知らせる。

   

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