この世にさまざまなメモアプリが存在する中で、「Google Keep」を好んで使っている。何がそれほどいいのかと聞かれたら、直感的な操作感と検索のしやすさを挙げると思う。
とりあえずいろいろなことを記録して放り込んでも、取り出しづらいのでは意味がない。記録のしやすさだけでなく、後で参照しやすいかどうかも、メモアプリに欠かせない要素だ。
本連載では業務効率化・合理化に役立つGoogle Keep便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第4回目で、「iPhone SE」で使用する場合を想定。
1．「Apple Watch」でGoogle Keepを使い、手が空かないときに助けてもらう
スマホでGoogle Keepを使う場合、とくに便利なのは音声入力メモだと思う。画面下「メモを入力」横にあるマイクアイコンをタップすると、音声入力メモ画面が立ち上がる。
この機能は2019年上半期版のGoogle Keep小技連載でもふれている。実は、これと同じことがApple Watchでもできるようになっていたのをご存知だろうか。
少し前の話にはなるが、2019年2月、Google KeepがApple Watchに対応したとの発表があった。Google Keepの音声入力によるテキスト入力が、Apple Watch上でできるようになったのだ。入力の際は音声の他、絵文字を選択することもできる。
わざわざスマホでGoogle Keepを起ち上げて、音声入力メモ画面を開かなくても、Apple Watchに語りかけるだけでメモができる。これは多くのGoogle Keep＆Apple Watchユーザーが望んでいた進化ではなかっただろうか。
たとえば、出先でバッグや書類入の紙袋、傘など、両手が荷物で塞がっているときなどに、メモを確認したり記録したりしたいときに役立つ機能である。
2．アカウントごとにGoogle Keepを使い分け、情報を整理する
Googleアカウントを複数個持っていて、「Gmail」や「Google カレンダー」同様、Google Keepも使い分けている。そんな人もいるだろう。
たとえば、会社用のGoogleアカウントでログイン・利用するGoogle Keepには、会社関係のメモを収録。副業としてジョインしているプロジェクト用のGoogleアカウントでログイン・利用するGoogle Keepには、同プロジェクトのメモを収録。個人用のGoogleアカウントでログイン・利用するGoogle Keepには、業務に関係する勉強や学びのメモを収録。
そういった使い分けもできる。もし、このように複数アカウントを使っている場合は、スマホだとPC以上に、各アカウントの切り替えがしやすいことを知っておいてほしい。
あらかじめスマホで各Googleアカウントにログインしておくと、Google Keepを開いた際、右上にある自身のGoogleアイコンをタップし、該当アカウントをタップするだけで切り替えることが可能だ。
あらゆる情報を一箇所に集約する使い方もできるが、それだと収集がつかなくなりそう……そう思った場合は、複数アカウントでGmailやGoogle カレンダーを使うのと同様、Google Keepも使い分けてみてはどうだろうか。
3．リマインダー設定で、タスクの抜け漏れを防ぐ
本連載第2回目でGoogle KeepをPCで使う際のリマインダー設定機能を取り上げた。ここでは最後に、スマホでより簡単にリマインダー設定できる機能を紹介したい。
画面下の「メモを入力」をタップし、新規メモ画面に進む。上にあるベルのアイコンをタップすると、リマインダー設定画面へと遷移する。
ここで日付や時刻、繰り返しを設定しよう。「日時の選択」から「場所の選択」にタブを切り替えると、場所を指定できる。
特定の場所でリマインダー設定をしたいなら、事前にGoogle Keepでの位置情報利用を許可しておこう。リマインダー機能を活かして、業務の抜け漏れを予防してほしい。
今回は2019年10月時点で利用可能な機能を紹介した。Google Keepは私たちの業務効率化や時短化をサポートしてくれると思う。使っているうちに自分だけの小技と出会えるはずだ。またいつか良きタイミングで、お役立ち機能を取り上げたい。
