ちょっとしたメモから原稿、社内外向けに作成した資料など、ありとあらゆるものを「Google ドライブ」に保存している。
Google ドライブにはドキュメントの他、スプレッドシートもスライドもフォームも、何でも揃っている。何でもあるし、操作感が心地いいから、かれこれ8年ほどお世話になっている。
本連載では業務効率化・合理化に役立つGoogle ドライブ便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第2回目で、PCで使用する場合を想定。
1．PDFや画像もアップロードして、検索で取り出せる状態にする
文字認識機能が優れているGoogle ドライブ。「Google ドキュメント」や「Google スプレッドシート」、「Google スライド」といったネイティブファイルの形式でなくても、アップロードしたファイルの文字と画像を分けて抽出することができる。
たとえばGoogle ドライブ上に保存するファイルの形式としてPDFや画像（.jpg、jpeg、.png形式など）がある。アップロードしたいときは、画面左上の「＋新規」→「ファイルをアップロード」から行う。
こうしてGoogle ドライブ上に格納したPDFや画像も検索対象になるのである。Google ドライブという素晴らしいオンラインストレージサービスの「情報の取り出しやすさ」を活用しない手はない。
2．クイック アクセス／スターをフル活用して、ファイルを探す手間を減らす
毎日のようにGoogle ドライブを使う人であれば、事前にしておきたい設定がある。そのひとつが「クイック アクセス」だ。歯車のようなボタン→「設定」→「候補」でチェックを入れるだけでOK。
クイック アクセスはその名の通り、必要なファイルにすばやくアクセスできる、という機能である。これを設定しておくと、Google ドライブ画面上部に「頻繁に開いたドキュメント」「この時間帯に開くことが多いファイル」など、開く頻度の差や間隔はあれど、自分がよく使うファイルが表示される。
前夜途中まで作成していて手を入れる必要のまだあるファイルや、毎日同じ時間帯に開いて書き込むファイルなど、Google ドライブがクイック アクセスエリアに表示されるファイルを選定する精度は非常に高いと感じる。
よく使うファイルにアクセスしやくしておくのは時短・効率化につながる。ファイルにスターを付けて「スター付き」から1クリックで確認できる機能と併せて、お目当てのファイルへアクセスしやすい状態を整えてみてはいかがだろうか。
3．できる限りネイティブファイルを活用し、容量をコンパクト化する
前回、不要なファイルを容量の大きいものから削除して、1アカウントあたり15GBある無料ストレージを使いこなそうとお伝えした。
そのときに気づいた人もいるかもしれないが、容量の大きい順にファイルを並べると、画像が上位にやってきたと思う。その際、各ファイルのサイズが数字で表示されていたはずだ。
しかし、Google ドライブ上で作成したGoogle ドキュメントやGoogle スプレッドシート、Google スライドなどのネイティブファイルは、すべてサイズが「-」と表示されているのをご存知だろうか。
実は、ネイティブファイルはGoogle ドライブ上での容量は“ゼロ”扱いになる。対して、Google ドライブにインポートしたファイルは容量を取る。
保存容量を確保したいなら、ネイティブファイルで作成できるものはできるだけネイティブファイルで作成することがカギになる。ささやかなことだが少し意識するだけで、Google ドライブを無料枠内で使えるはずだ。
第3回に続く。
