「Gmail」は愛用者が多く、業務やプライベートを問わず、幅広く使われている。基本的に無料で十分な容量や機能が使えるにもかかわらず、とても使いやすく、使えば使うほどやみつきになってしまう。
2018年、2019年とGmailの便利技を紹介してきたのに続き、2020年も上半期・下半期で分けてさまざまなティップスを紹介していきたい。本連載では業務効率化・合理化に役立つGmail便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第3回目で、PCで使う場合を想定。
1．1クリックで「Dropbox」へ遷移し、ファイル添付を時短化する
Gmailは他のアプリやサービスと数多く連携している。例えばDropboxもGmailと接続しているサービスのひとつである。
早速GmailからDropboxを呼び出してみたい。Dropboxと「Gmail アカウント」をリンクさせた後、画面左上の「＋作成」から新規メッセージを立ち上げよう。
新規メッセージ下の「送信」ボタン横に並んでいる「Dropbox」ボタンをクリック。すると、Dropboxのポップアップ画面が表示される（Dropboxへのログインがまだならば、ここでログインすれば利用可能となる）。
添付したいファイルを「自分のファイル」タブから選ぶもよし、「最近」タブから選ぶもよし。あるいは「ファイルをアップロード」からファイルをDropboxにアップすると同時に、ファイルを添付することも可能だ。
「選択」ボタンをクリックすれば、ファイルの添付は完了。Dropboxを別途開いて、ファイルURLをコピーしてメール本文に貼り付ける、という方法しか取ってこなかった人は、ぐんと時短になるのでぜひ試してみてほしい。
2．テキストリンク入力を時短化する
メール本文にリンクを入れたい。でも、単にURLを添付するだけではなく、テキストリンクを入れたい。そんなときの時短術を知っておこう。
画面左上の「＋作成」から新規メッセージを立ち上げて、「送信」ボタン横に並んでいる「リンクを挿入」ボタンをクリック。すると「リンクを挿入」ポップアップ画面が表示される。「表示するテキスト」とリンク先に指定する「ウェブ アドレス」を入力しよう。2箇所の入力を終えたら「OK」をクリック。
このとき挿入できるのはリンクだけではない。メールアドレスも挿入可能だ。同じように「表示するテキスト」とリンク先に指定する「メール アドレス」を入力すれば良い。
テキストリンクを入れることは、メールの受け取り手にはリンク先にどんな情報があるのか、どこへ飛ぶのかわかりやすく、とても親切な対応だと思う。
3．1クリックで「Google ドライブ」へ遷移し、ファイル添付を時短化する
GmailはGoogle ドライブとも連携している。Google ドライブ内のフォルダやファイル（「Google ドキュメント」や「Google スプレッドシート」、「Google スライド」など）のリンクを簡単に挿入できる。
画面左上の「＋作成」から新規メッセージを立ち上げて、「送信」ボタン横に並んでいる「ドライブを使用してファイルを挿入」ボタンをクリックしよう。すると「Google ドライブを使用してファイルを挿入」ポップアップ画面が表示される。
共有したいフォルダを選んだら、画面下部の「挿入」をクリック。するとフォルダアイコンとフォルダ名がメール本文に表示される。
ファイルを共有したいときも、共有したいファイルを選択して、「挿入」をクリック。新たなファイルをデバイスからGoogle ドライブにアップロードしてメールに挿入したい場合は、「アップロード」にファイルを入れて、画面下部の「アップロード」をクリックすると良い。
第4回に続く。
