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リモートワークの“はじめの一歩”--ミーティングなどを非同期なツールで代替

岡崎隆之 (Dropbox Japan)

2020-04-10 07:15

 新型コロナウイルス(COVID-19)の感染拡大については連日報道があり、状況も刻一刻と変化しています。これらの状況に対して、多くの企業、組織がリモートワークへの移行、準備を急ピッチで進めています。

 組織や業界ごとでそれぞれ特有のさまざまな事情があり、業務の全てをリモートワークへ切り替えることができないケースも多くあります。一部業務のみを在宅勤務に切り替えたり、時差通勤を実施し混雑を回避したりといった対策から順次開始しているケースが多いかと思います。今回はその点に注目して事例をご紹介していきます。

固定された“時間と場所”から解放

 まず在宅勤務に移行できるのは、会社にある特別な設備に依存せず、在宅でもPCや電話があれば代替できるような業務です。

 必要なデータをPCにコピーし、PCを自宅へ持ち帰ればすぐにでも在宅勤務体制に移行できそうに思いがちですが、今回の新型コロナウイルスは事態が長期化する可能性もあります。同じ業務フローのまま移行するといくつものひずみが発生し、従業員一人ひとり、またチームへの大きなストレスとなりかねません。

 たとえば育児や介護が必要な家族の存在など、家庭によってさまざまな事情があります。オフィスに出社して家庭と切り離された環境とは違い、時間への自由度が制限されることを前提とした業務の見直しが必要です。

 見直しやすい第一の例として、参加者全員が決まった時間に参加するミーティングという制約があげられるでしょう。この機会に開く目的から見直せるとさらに良いかと思います。

 単なる連絡事項伝達の場であれば、メールや社内ポータルサイトへの情報掲載といった手段で一定の代替ができます。問題解決やデザインの訴求点など議論を行いたい場合、チャットやオンラインコラボレーションツールといった手段を活用して非同期的に実施する方法もあります。

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