日本マイクロソフトは、4月8～10日にMicrosoft Teamsの提供開始から3周年を記念したオンラインイベント「Microsoft Teams Anniversary Week」を開催している。「企業事例に見る、テレワークの実践～Teamsの3年間の歩みと最新機能」と題し、初日は「Teams 3周年の日」、最終日は「最新機能の日」として、同社から最新情報や機能などが紹介されるほか、2日目は「導入事例の日」として、リコーや東洋エンジニアリング、セブン-イレブン・ジャパンの事例が紹介される。
Microsoft Teamsの3年間の変化
同イベントは当初、会場での開催として企画されていたが、新型コロナウイルス感染拡大への対策として、東京・品川の同社本社スタジオを使ったライブ中継に変更された。さらに、その後の感染拡大を捉えて、講演者が自宅や緊急勤務先などに設置した各自のPCからTeamsのライブ中継機能を使って配信する方式に変更された。参加者には後日、録画した映像や資料が提供されるという。
Microsoft Teamsは、2017年3月に日本語を含む19言語・181カ国で提供が開始され、2020年3月に3年目を迎えた。1日当たりの利用者は、2019年11月で2000万人に到達していたが、2020年は新型コロナウイルス感染の世界的な拡大とともにリモートワークが増加したこともあり、3月には4400万人を超えたという。
日本マイクロソフト Microsoft 365ビジネス本部長の山崎善寛氏
初日に「Microsoft Teams 最新情報と日本での導入」と題して講演したMicrosoft 365ビジネス本部長の山崎善寛氏は、「Teamsは、マイクロソフト史上最速で成長しているプロダクトになる。Fortune100社のうち93社が利用し、1万人以上の法人では650社以上が利用している。日本でも日経225のうち84社が利用し、大企業だけでなく中小企業、地方自治体、病院など、幅広い業種でも利用されている。全世界でさまざまな困難に立ち向かうために使われ、社会貢献の観点を含めてTeamsが使われていることがうれしい。引き続き新機能の提供やデータセンターの拡張に取り組みたい」とした。
具体的な事例として、イタリアのボローニャ大学では、4日間で講義の90％をTeamsに移行した。米国ペンシルベニア州のSt. Luke’s University Health Networkの医師は、新型コロナウイルスに感染して重症化する危険がある患者の診察にTeamsを使用している。日本でも大阪市が、新職員向けのオリエンテーションや研修にTeamsを使用することなどを紹介した。リコーでは、2018年からOffice 365の利用を開始し、現在は8000人の在宅勤務や時差通勤などにTeamsを活用する。「経営改革、働き方改革にOffice 365を活用し、これをリコーが変わることのシンボルに位置付ている。長年Lotus Notesのユーザーだったが、新たなツールを使って働き方を革新している。リコーはこの難局もTeamsを使って乗り越えている」とした。
現在の利用動向
日本マイクロソフト社内での利用事例では、在宅勤務時に気をつける4つのこととして、「リモートから会議で使ってみる」「全員がビデオ会議に参加している感を出す」「議事録とタスクを確認し、ドキュメントを共有する」「自分が使いやすいようにカスタマイズする」という点を挙げた。
「当社は以前から在宅勤務制度を導入しているが、これだけ長期間にわたって遠隔で働くのは初めての経験だ。在宅勤務で子供が休校中で自宅にいるため、会議に参加できないといったことも発生する。そうした際には、会議の参加者がレコーディングボタンを押すだけで後から振り返ることができる。音声だけでは発言のタイミングが取りにくい場合があるため、できるだけビデオをオンにして、会議に参加してもらうことが大切になる。議事録の共有も参加者の理解を深め、事業を止めないことにつながる。緊急要件が入ってくるチャットを見ておきたい場合などには、ピン止め機能で設定するといったように画面をカスタマイズすることもできる」（山崎氏）
また山崎氏は、Teamsがプライバシーとセキュリティに配慮していることについても説明。「過去に例を見ないほど多くの人たちが、コラボレーションツールを使い始めている。それに伴って昨今ではウェブ会議やリモートワークにおけるプライバシー、セキュリティへの懸念が見られ、社会的にも問題視されている」とした。
その上で「Teamsは、顧客やパートナーなど、組織外のメンバーが会議に参加するときには、誰かが許可をするまでロビーで待機させることができ、入ってこられないようにできる。ゲストアクセス機能では、自社のデータを制御したまま、組織外の参加者を追加できる。AI（人工知能）がチャットを巡回していじめやハラスメントなどの行動を防ぐ機能も実装し、快適に働けるようにしている。その他にも90以上の国際的な規制基準、法律に準拠しており、医療分野、政府機関など、あらゆる分野で安心して利用できる。Teamsの会議は大丈夫なのかと、顧客や上層部から聞かれたら、安心して利用できることを示してほしい」と訴えた。
同社は、3月上旬に設置した「セキュアリモートワーク相談窓口」を通じて、Teamsを活用したリモートワークに関する相談をワンストップで受け付けている。この他に、大企業向けにはOffice 365 E1を6カ月無償提供し、中小企業向けには4月下旬からOffice 365 Business Essentialsを6カ月無償で提供する予定だとする。教育機関向けにはOffice 365 A1を無償提供するとともに、オンラインイベント向けにSurfaceを無償で貸し出しをしているとした。
