ここ数年、「Google ドキュメント」で議事録や原稿など、いろいろなテキストを関係者間で共有するのが当たり前になっている。
もちろん会社によって事情は異なるので、Google ドキュメントの使用がNGとされる場合もあるが、Google ドキュメントの利便性の高さが浸透し、それを享受する人が多いなと感じる。
なんといっても、複数人がドキュメントをリアルタイムで更新できる、編集履歴も見やすい、共有が簡単にできるなど、メリットの多さは特徴的だ。本連載では、業務効率化・合理化に役立つGoogle ドキュメント便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第2回目で、PCで使う場合を想定。
1．画像をいろいろな方法で挿入し、ビジュアル面を整えた資料にする
Google ドキュメントでは、パソコン内にある画像データはもちろん、画像URL、PCの内蔵カメラで撮影した画像もその場で取り込むことができる。
画像URLから画像を追加する際は、「挿入」→「画像」→「URL」で画像URLを貼り付けた後、「挿入」をクリックするといい。
内蔵カメラで撮影したての画像を挿入する際は、「挿入」→「画像」→「カメラ」をクリック。カメラをオンにして、画面にカメラが起動したら、黄色い撮影ボタンをクリック。すると、撮影した写真が画面右側に表示される。写真をクリックして「挿入」をクリックすると、写真がドキュメント内に即追加される。とても簡単だ。
他にも「挿入」→「画像」→「ウェブを検索」で、特定のキーワードを入れて検索でヒットした、Google上にある画像を挿入することも可能。
ただし、「使用する権利があると確認できた画像だけ」を使うよう、注意していただきたい。
2．表を簡単に挿入し、ビジュアル面を整えた資料にする
要素を整理して見せるとき、表は大いに役立つ機能となる。Google ドキュメントにおいても、表を挿入する方法は簡単だ。
「挿入」→「表」にカーソルを合わせると、5×5のマスが表示される。そこからカーソルを動かし、自分が入れたいマスを指定する。例えば、横4マス・縦3マスの表を入れたい場合は、「4×3」のマスを選択してクリック。するとシンプルな表が挿入される。
ちなみに、最大何マス×何マスの表を挿入できるのか。筆者が実験してみたところ、20×20マスの表を挿入することができた。
表の枠線やセルの背景色は自由に変えられる。作成するドキュメントの種類やそれを示すシーンに合わせて使い分けてみては。
3．グラフを簡単に挿入し、ビジュアル面を整えた資料にする
グラフも情報をわかりやすく届けるビジュアルのひとつだ。Google ドキュメントでも、非常に簡単な操作をするだけで、シンプルな見た目のグラフを挿入することができる。
「挿入」→「グラフ」から、「横棒」「縦棒」「折れ線」「円」のうち、挿入したいグラフを選択してクリック。グラフがドキュメントに挿入されたら、グラフ右上のvマークにカーソルを合わせる。
「リンクされたグラフのオプション」→「ソースデータを開く」をクリックすると、別タブで「Google スプレッドシート」が開く。そこでデータ系列（Period）やデータ項目（Team）を変更可能。
「挿入」→「グラフ」→「スプレッドシート」からグラフの入ったスプレッドシートを選択。続いて、次の画面で挿入したいグラフを選択した後、「インポート」をクリックすると、ドキュメントに当該スプレッドシート内のグラフが挿入されることになる。
Google スプレッドシードだけでなく、Google ドキュメントでもグラフを用いやすいのはありがたい。
第3回に続く。
